Class 10 Account (कार्यालय सञ्चालन तथा लेखा)

कार्यालयको पूर्व निर्धारित लक्ष्य हासिल गर्ने उद्देश्यले मानवीय र भौतिक स्रोतसाधनको उचित परिचालन गर्ने कार्य नै कार्यालय व्यवस्थापन हो। व्यवस्थापनका आधारभूत कार्यहरू जस्तै योजना निर्माण, सङ्गठन, कर्मचारी व्यवस्थापन, निर्देशन र नियन्त्रणलाई कार्यालयको सन्दर्भमा लागू गर्नु यसको मुख्य पक्ष हो। यसले कार्यालयको दैनिक कामकारबाहीलाई सरल, पारदर्शी र प्रभावकारी बनाउन महत्त्वपूर्ण भूमिका खेल्दछ।

कार्यालय व्यवस्थापन (Office Management and Office Procedure) का महत्त्वहरू निम्न छन्:

• कार्यप्रवाहमा प्रभावकारिता: यसले समय र पद्धतिको निर्धारण गरी कामलाई प्राथमिकताका आधारमा सम्पन्न गर्न मद्दत गर्छ।
• सङ्गठनात्मक लक्ष्य प्राप्ति: विभिन्न विभागका कार्यहरूबीच समन्वय गराई तोकिएको समयमै लक्ष्य हासिल गर्न सघाउँछ।
• स्रोतसाधनको अधिकतम उपयोग: भौतिक, वित्तीय र मानवीय साधनको उचित परिचालन गरी प्रतिस्पर्धात्मक क्षमता बढाउँछ।
• सञ्चार र समन्वय: आन्तरिक तथा बाह्य सञ्चारलाई प्रभावकारी बनाई कार्यवातावरण सुमधुर बनाउँछ।
• कर्मचारीको मनोबल वृद्धि: कर्मचारीलाई उनीहरूको क्षमताअनुसारको जिम्मेवारी दिएर सन्तुष्टि र कार्यमनोबल बढाउँछ।

कार्यालयमा उपलब्ध स्थानको अधिकतम सदुपयोग हुने गरी फर्निचर, मेसिनरी र अन्य सामग्रीहरूलाई वैज्ञानिक र आकर्षक रूपमा सजावट गर्ने कार्यलाई कार्यालय विन्यास भनिन्छ। यसका पाँच उद्देश्यहरू:

• उपलब्ध स्थानको अधिकतम र उचित प्रयोग गर्नु।
• कामको प्रवाहमा कुनै रोकावट आउन नदिई छिटोछरितो सेवा दिनु।
• प्रभावकारी आन्तरिक सञ्चार प्रणालीको विकास गर्नु।
• कर्मचारी तथा भौतिक सम्पत्तिको सुपरिवेक्षण र नियन्त्रणलाई सहज बनाउनु।
• कर्मचारीहरूका लागि काम गर्न सहज र उत्कृष्ट कार्य वातावरण सिर्जना गर्नु।

एउटा उत्तम कार्यालय विन्यास तयार पार्न निम्न चरणहरू अपनाइन्छ:

• योजना निर्माण: कार्यालयलाई कति स्थान आवश्यक पर्छ र कुन विभाग कहाँ राख्ने भन्ने पूर्वयोजना बनाउने।
• स्थानको मापन: उपलब्ध कोठा वा भवनको लम्बाइ, चौडाइ र क्षेत्रफलको यकिन गर्ने।
• सामग्रीको सूचीकरण: आवश्यक पर्ने फर्निचर, कम्प्युटर, र मेसिनरीहरूको सूची तयार पार्ने।
• नमुना रेखाचित्र (Blueprint) तयार: कुन सामान कहाँ राख्ने भनेर कागजमा स्केच वा रेखाचित्र बनाउने।
• कार्यान्वयन र मूल्याङ्कन: रेखाचित्र अनुसार सामानहरू मिलाउने र काम गर्न सहज भए/नभएको मूल्याङ्कन गरी आवश्यक सुधार गर्ने।

कार्यालयका दैनिक कार्यहरूलाई व्यवस्थित र निरन्तर रूपमा सञ्चालन गर्न तयार पारिएको लिखित वा मौखिक नियम, विधि र प्रक्रियाहरूको समष्टिलाई कार्यालय कार्यविधि भनिन्छ। दर्ता, चलानी, फाइलिङ, टिप्पणी आदि यसका उदाहरण हुन्। यसको महत्त्व:

• कार्यसम्पादनमा एकरूपता र शीघ्रता ल्याउन।
• कार्यप्रवाहलाई स्वचालित र प्रभावकारी बनाउन।
• सेवाग्राहीलाई दिने सेवामा लचकता र पारदर्शिता कायम गर्न।
• सङ्गठनमा कानुनी र नीतिगत नियमहरूको पालना सुनिश्चित गर्न।
• काममा हुने त्रुटि र छलकपट नियन्त्रण गर्न।

कुनै महत्त्वपूर्ण विषयमा निर्णय लिन वा नीति निर्माण गर्न तल्लो तहको कर्मचारीले राय सुझावसहित तयार पारेर माथिल्लो अधिकारीसमक्ष पेस गरिने लिखित दस्तावेजलाई टिप्पणी भनिन्छ। कर्मचारीको हैसियतले टिप्पणी उठाउँदा म निम्न कुरामा ध्यान दिन्छु:

• विषयवस्तु स्पष्ट रूपमा तोक्ने र सन्दर्भ खुलाउने।
• भाषा सरल, स्पष्ट र क्रमबद्ध हुनुपर्ने।
• निर्णय लिन सहज हुने गरी कानुनी आधार र आफ्ना सुझावहरू पेस गर्ने।
• विगतमा भएका यस्तै प्रकृतिका निर्णय र आवश्यक प्रमाण/कागजातहरू संलग्न गर्ने।
• अन्त्यमा आफ्नो नाम, पद, हस्ताक्षर र मिति अनिवार्य उल्लेख गर्ने।

प्रस्ताव मुख्यतया दुई प्रकारका हुन्छन्:

• साधारण प्रस्ताव: कम्पनीको नियमित वार्षिक साधारण सभामा पेस हुने प्रस्ताव हो। यसलाई पारित गर्न उपस्थित सदस्यको ५०% भन्दा बढी (सामान्य बहुमत) को समर्थन चाहिन्छ। उदाहरण: वार्षिक प्रतिवेदन पास गर्ने प्रस्ताव।
• विशेष प्रस्ताव: कुनै विशेष वा आकस्मिक परिस्थितिमा बोलाइएको सभामा पेस हुने प्रस्ताव हो। यो पारित हुन उपस्थित सदस्यको कम्तीमा दुई तिहाइ (६६.६७%) बहुमत आवश्यक पर्छ। उदाहरण: कम्पनीको नाम परिवर्तन गर्ने वा पुँजी वृद्धि गर्ने प्रस्ताव।

कुनै कागजपत्र, निवेदन वा चिठीमा अधिकार प्राप्त अधिकारीले तल्लो तहका कर्मचारीलाई ‘यो काम गर्नु’ वा ‘नगर्नु’ भनी लिखित रूपमा दिने निर्देशन नै तोक आदेश हो। महत्त्व:

• कार्यालयमा आएका कामहरू कुन फाँट वा कर्मचारीले गर्ने भनी स्पष्ट जिम्मेवारी तोक्न।
• निर्णय प्रक्रियालाई छिटो र वैधानिक बनाउन।
• कार्यसम्पादनमा ढिलासुस्ती हटाउन र उत्तरदायित्व सिर्जना गर्न।

संस्थाले तय गरेका उद्देश्यहरू प्राप्त गर्नका लागि उपलब्ध मानवीय तथा भौतिक स्रोतहरूको योजना बनाउने, सङ्गठित गर्ने, परिचालन गर्ने र नियन्त्रण गर्ने समग्र प्रक्रिया कार्यालय व्यवस्थापन हो। यसले थोरै लागतमा गुणस्तरीय सेवा प्रवाह गर्न मद्दत गर्छ। कार्यालय व्यवस्थापन (Office Management and Office Procedure) का क्षेत्रहरू:

• योजना (Planning): कार्यालयले के गर्ने, कसरी गर्ने र कहिले गर्ने भन्ने पूर्व रूपरेखा तयार गर्नु।
• सङ्गठन (Organizing): कामको प्रकृति अनुसार विभागहरू छुट्याउने र अधिकार तथा दायित्वको बाँडफाँड गर्ने।
• कर्मचारी व्यवस्थापन (Staffing): योग्य जनशक्ति छनोट गर्ने, तालिम दिने र उचित स्थानमा पदस्थापन गर्ने।
• निर्देशन र समन्वय (Directing & Coordinating): कर्मचारीलाई काम सिकाउने, उत्प्रेरणा दिने र सबै विभागबीच आपसी तालमेल मिलाउने।
• नियन्त्रण (Controlling): तोकिएको योजनाअनुसार काम भइरहेको छ वा छैन भनी मूल्याङ्कन गर्ने र गल्ती भएमा सुधार गर्ने।

कार्यालय कार्यविधि निर्माण गर्दा निम्न पक्षहरूमा ध्यान दिनुपर्छ:

• विधि सरल र सबैले सजिलै बुझ्न सक्ने हुनुपर्छ।
• प्रचलित कानुन र सङ्गठनको नीतिसँग बाझिनु हुँदैन।
• कार्यविधिमा समयसापेक्ष परिवर्तन गर्न सकिने लचकता हुनुपर्छ।
• यसले कामको दोहोरोपन हटाउने र समयको बचत गराउने हुनुपर्छ।
• जिम्मेवारी र उत्तरदायित्व स्पष्ट रूपमा तोकिएको हुनुपर्छ।

नेपालको सार्वजनिक क्षेत्रमा प्रचलित मुख्य कार्यविधिहरू:

• दर्ता र चलानी (Registration and Dispatch)
• टिप्पणी उठान (Tippani Drafting)
• फाइलिङ र अनुक्रमणिका (Filing and Indexing)
• तोक आदेश (Endorsement)
• प्रतिवेदन लेखन (Report Writing)

सङ्गठनमा कुनै समस्या समाधान गर्न वा ठोस निर्णय लिनका लागि आधिकारिक निकाय वा सभासमक्ष पेस गरिने निर्णयको मस्यौदा वा खाकालाई प्रस्ताव भनिन्छ। प्रस्ताव मुख्यतया दुई प्रकारका हुन्छन्:

• साधारण प्रस्ताव: कम्पनीको नियमित वार्षिक साधारण सभामा पेस हुने प्रस्ताव हो। यसलाई पारित गर्न उपस्थित सदस्यको ५०% भन्दा बढी (सामान्य बहुमत) को समर्थन चाहिन्छ। उदाहरण: वार्षिक प्रतिवेदन पास गर्ने प्रस्ताव।
• विशेष प्रस्ताव: कुनै विशेष वा आकस्मिक परिस्थितिमा बोलाइएको सभामा पेस हुने प्रस्ताव हो। यो पारित हुन उपस्थित सदस्यको कम्तीमा दुई तिहाइ (६६.६७%) बहुमत आवश्यक पर्छ। उदाहरण: कम्पनीको नाम परिवर्तन गर्ने वा पुँजी वृद्धि गर्ने प्रस्ताव।

अनुसन्धान, जाँचबुझ वा निरीक्षणबाट प्राप्त तथ्यपरक जानकारीलाई व्यवस्थित रूपमा प्रस्तुत गरिएको लिखित दस्तावेज प्रतिवेदन हो। प्रतिवेदन तयार गर्नुका कारणहरू:

• सङ्गठनको कार्य प्रगति र समस्याका बारेमा सरोकारवालालाई जानकारी गराउन।
• भविष्यका लागि नीति तथा योजना निर्माण गर्न आधार तय गर्न।
• वर्तमान अवस्थाको विश्लेषण गरी उचित निर्णय लिन सघाउन।
• सरकारी वा सार्वजनिक कार्यक्रमको प्रभावकारिता मापन गर्न।

प्रतिवेदन तयारीका चरणहरू:

• विषयवस्तुको छनोट र सामान्य रूपरेखा तयार गर्ने।
• आवश्यक तथ्याङ्क तथा सूचनाहरूको सङ्कलन र अध्ययन गर्ने।
• प्राप्त सूचना तथा तथ्याङ्कको वैज्ञानिक विश्लेषण गर्ने।
• विश्लेषणका आधारमा प्रतिवेदनको प्रारम्भिक मस्यौदा तयार पार्ने।
• मस्यौदामाथि सरोकारवाला र विज्ञहरूसँग छलफल गरी सुझाव लिने।
• आवश्यक भाषिक तथा प्राविधिक सुधार (प्रुफरिडिङ) गरी प्रतिवेदनलाई अन्तिम रूप दिने।

प्रस्तावका उद्देश्य तथा महत्त्वहरू यस प्रकार छन्:

• लोकतान्त्रिक पद्धतिबाट बहुमतको आधारमा निर्णय लिन सहज बनाउँछ।
• सङ्गठनको नीति, योजना र कार्यक्रमहरू तर्जुमा गर्न बलियो आधार प्रदान गर्छ।
• सङ्गठनभित्रका गुनासा र समस्याहरूलाई आधिकारिक रूपमा सम्बोधन गर्छ।
• सभाबाट पारित भइसकेपछि यसले कानुनी मान्यता पाउँछ, जसले निर्णय कार्यान्वयनमा सहजता ल्याउँछ।