Class 10 Account (कार्यालय सञ्चालन तथा लेखा)

संस्थाका दैनिक कारोबारबाट सिर्जना हुने वा प्राप्त हुने चिठीपत्र तथा कागजातहरूलाई भविष्यमा सन्दर्भका लागि सजिलै भेट्टाउन सकिने गरी वैज्ञानिक तवरले सुरक्षित राख्ने प्रक्रिया फाइलिङ हो। फाइलिङमा समावेश हुनुपर्ने मुख्य तीन पक्षहरू:

• सङ्कलन (Collection): आवश्यक र महत्त्वपूर्ण कागजातहरू जम्मा गर्नु।
• सुरक्षण (Preservation): जम्मा गरिएका कागजातहरूलाई च्यातिने, हराउने वा किराले खाने जोखिमबाट बचाएर राख्नु।
• सहज प्राप्ति (Availability): आवश्यकता परेको बखत खोजेको कागजात तुरुन्तै प्राप्त गर्न सक्ने व्यवस्था मिलाउनु।

फाइलिङले गर्ने चार महत्त्वपूर्ण कार्यहरू निम्न छन्:

• अभिलेखहरूको सुरक्षा: महत्त्वपूर्ण कानुनी र प्रशासनिक कागजातहरूलाई सम्भावित जोखिम (आगो, पानी, चोरी) बाट जोगाउँछ।
• वर्गीकरण र व्यवस्थापन: कागजातहरूलाई विषय, मिति वा नामको आधारमा छुट्टाएर व्यवस्थित गर्छ।
• प्रमाणको प्रस्तुति: आपसी विवाद वा अदालती मुद्दा परेको अवस्थामा सत्य तथ्य खुलाउने प्रमाणको रूपमा कार्य गर्छ।
• नीति निर्माणमा सहयोग: पुराना रेकर्डहरू सहजै उपलब्ध गराएर व्यवस्थापनलाई नयाँ योजना र नीति बनाउन मद्दत गर्छ।

कुनै पनि कार्यालयको स्मरणशक्तिको रूपमा फाइलिङलाई लिइन्छ। यसका आवश्यकताहरू यस प्रकार छन्:

• महत्त्वपूर्ण चिठीपत्र र सम्झौताहरू सुरक्षित राख्न।
• भविष्यमा कुनै निर्णय लिनु पर्दा पुराना कारोबारको जानकारी प्राप्त गर्न।
• संस्था र बाह्य पक्षबीच कुनै विवाद उत्पन्न भएमा आधिकारिक प्रमाण पेस गर्न।
• कार्यालयको कार्यसम्पादन छिटो र प्रभावकारी बनाउन (कागजात खोज्ने समय बचाएर)।
• विगतको कार्यप्रगतिको आधारमा सङ्गठनको भावी रणनीति तयार पार्न।

खोपे फाइलिङ (Pigeon Hole Filing): यो एउटा परम्परागत विधि हो जसमा काठको बाकस वा दराजमा साना-साना कोठाहरू (खोपाहरू) बनाइएका हुन्छन्। प्रत्येक खोपामा वर्णमालाको अक्षर (A-Z वा क-ज्ञ) लेखिएको हुन्छ र सोही अक्षरबाट सुरु हुने नामका चिठीपत्रहरू सम्बन्धित खोपामा राखिन्छ। यो हुलाक कार्यालयमा बढी प्रयोग हुन्छ।

पोके फाइलिङ (Bundle Filing): यो नेपालको पुरानो सरकारी फाइलिङ विधि हो। यसमा उस्तै प्रकृतिका कागजातहरूलाई कपडाको टुक्रामा बेरेर पोको बनाइन्छ। पोकाको बाहिरपट्टि विषय, कार्यालय वा मिति लेखेर ट्याग झुन्ड्याइन्छ। यो कम खर्चिलो तर कागजात खोज्न झन्झटिलो विधि हो।

कम्प्युटर, इन्टरनेट, हार्ड ड्राइभ, स्क्यानर र अन्य डिजिटल प्रविधिहरूको प्रयोग गरी कागजातहरूलाई ‘सफ्ट कपि’ को रूपमा भण्डारण गर्ने आधुनिक विधिलाई विद्युतीय फाइलिङ भनिन्छ। कागजातलाई स्क्यान गरेर विषय वा फोल्डरअनुसार कम्प्युटरमा सेभ गरिन्छ। यस विधिले भौतिक स्थान ओगट्दैन, कागजातहरू लामो समयसम्म सुरक्षित रहन्छन्, र पासवर्ड राखेर उच्च गोपनीयता कायम गर्न सकिन्छ।

१. वर्णानुक्रम फाइलिङ:

• फाइदाहरू: (१) बुझ्न सजिलो हुन्छ। (२) यसका लागि छुट्टै अनुक्रमणिका आवश्यक पर्दैन।
• बेफाइदाहरू: (१) एउटै नामबाट सुरु हुने धेरै व्यक्ति वा संस्था हुँदा झुक्किने सम्भावना हुन्छ। (२) धेरै कागजात हुने ठुला संस्थाका लागि यो जटिल हुन्छ।

२. सङ्ख्यात्मक फाइलिङ:

• फाइदाहरू: (१) फाइलको नामको सट्टा नम्बर हुने भएकाले यो अत्यन्तै गोप्य हुन्छ। (२) जति धेरै फाइल भए पनि सजिलै थप्न सकिने (लचिलो) हुन्छ।
• बेफाइदाहरू: (१) यसमा फाइल खोज्न अनुक्रमणिका अनिवार्य हुने भएकाले खर्चिलो हुन्छ। (२) साना संस्थाका लागि यो विधि उपयुक्त मानिँदैन।

संस्थाको कारोबार विभिन्न स्थानमा फैलिएको छ भने त्यस क्षेत्रको आधारमा गरिने वर्गीकरण भौगोलिक फाइलिङ हो। यसलाई निम्न आधारमा गर्न सकिन्छ:

• देश वा राज्यको आधारमा: जस्तै, बहुराष्ट्रिय कम्पनीले नेपालको छुट्टै, भारतको छुट्टै फाइल बनाउन सक्छ।
• प्रदेश वा जिल्लाको आधारमा: जस्तै, बागमती प्रदेशका ग्राहकहरूको एउटा दराजमा र गण्डकी प्रदेशका ग्राहकहरूको अर्को दराजमा फाइल राख्ने।
• स्थानीय तह वा सहरको आधारमा: जस्तै, काठमाडौं शाखा र पोखरा शाखाको छुट्टाछुट्टै फाइलिङ गर्ने।

कागजातहरूलाई प्राप्त भएको वा तयार पारिएको मिति (वर्ष, महिना, गते र समय) को क्रमानुसार मिलाएर राखिने विधिलाई मितिक्रम फाइलिङ भनिन्छ। सबैभन्दा पुरानो मितिको कागजात सबैभन्दा तल र नयाँ मितिको कागजात सबैभन्दा माथि राखिन्छ।

उपयुक्त अभिलेखहरू: यो विधि दैनिक रूपमा ठुलो मात्रामा कारोबार हुने रसिद, भौचर, बैङ्कका चेकहरू, हाजिरी विवरण र दैनिक चिठीपत्रहरू फाइल गर्नका लागि धेरै उपयुक्त हुन्छ।

अनुक्रमणिका (Indexing) तयार पार्नुका मुख्य उद्देश्यहरू निम्न छन्:

• फाइल गरिएका कागजातहरू कुन दराजको कुन घर्रामा छन् भनेर तुरुन्तै पत्ता लगाउनु।
• कागजात खोज्दा लाग्ने समय र श्रमको बचत गर्नु।
• एउटै पत्रलाई एकभन्दा बढी नामबाट खोज्नका लागि दोहोरो सन्दर्भ (Cross reference) को सुविधा दिनु।
• कर्मचारीहरूको कार्यक्षमतामा वृद्धि गराई कार्यालयको कार्य सम्पादन छिटो बनाउनु।
• सूचना प्रणालीलाई व्यवस्थित गरी छिटो निर्णय लिन व्यवस्थापनलाई सघाउनु।

एउटा उत्कृष्ट फाइलिङ प्रणालीमा निम्न गुणहरू हुनुपर्छ:

• सरलता (Simplicity): फाइलिङ विधि जटिल हुनुहुँदैन। सामान्य कर्मचारीले पनि सजिलै बुझ्न र फाइल राख्न वा झिक्न सक्ने हुनुपर्छ।
• लचकता (Flexibility): कार्यालयको आकार र कारोबार बढ्दै जाँदा फाइलको सङ्ख्या बढाउन वा घटाउन मिल्ने सजिलो प्रणाली हुनुपर्छ।
• मितव्ययिता (Economy): फाइलिङ प्रणाली स्थापना गर्दा धेरै खर्चिलो उपकरण र जनशक्ति नलाग्ने हुनुपर्छ।
• सुरक्षा (Security): कागजातलाई धुलो, किरा, पानी र आगोबाट पूर्ण रूपमा सुरक्षित राख्न सक्ने क्षमता हुनुपर्छ।
• गोपनीयता (Secrecy): अनधिकृत व्यक्तिले संस्थाका महत्त्वपूर्ण कागजातहरू सजिलै हेर्न वा चोर्न नसक्ने प्रबन्ध मिलाइएको हुनुपर्छ।
• कम स्थान ओगट्ने (Compactness): कार्यालयको धेरै कोठा वा ठाउँ नओगट्ने गरी वैज्ञानिक रूपमा मिलाइएको हुनुपर्छ।
• पहुँचयोग्यता (Accessibility): आवश्यकता पर्ने बित्तिकै विना कुनै ढिलाइ खोजेको फाइल तुरुन्तै फेला पार्न सकिने हुनुपर्छ।

आधुनिक प्रविधिको विकास हुनुअघि प्रयोग गरिने र अझै पनि केही साना कार्यालयमा देखिने फाइलिङ विधिहरूलाई परम्परागत फाइलिङ भनिन्छ। मुख्य विधिहरू यस प्रकार छन्:

• तार फाइलिङ (Wire Filing): यो सबैभन्दा सस्तो र पुरानो विधि हो। एउटा मोटो तार वा फलामको सुइरोलाई भित्तामा वा टेबलमा राखिन्छ र कागजातहरूलाई त्यसमा उनेर राखिन्छ। यसमा कागजात च्यातिने र धुलो लाग्ने डर हुन्छ।
• खोपे फाइलिङ (Pigeon Hole Filing): काठको फ्रेममा परेवाको खोर जस्ता साना कोठाहरू बनाइन्छ। प्रत्येक कोठालाई क, ख, ग वा A, B, C नाम दिइन्छ र सोही नामका चिठीहरू सम्बन्धित कोठामा घुसारिन्छ। हुलाकमा यो बढी चल्छ।
• पोके फाइलिङ (Bundle Filing): कागजातहरूलाई मिति वा विषयका आधारमा जम्मा गरी कपडाको टुक्रामा बाँधेर पोको बनाइन्छ। यो नेपालको सरकारी कार्यालयमा निकै प्रचलित पुरानो विधि हो।
• मिसिल फाइलिङ (Misil Filing): एउटै विषय वा मुद्दासँग सम्बन्धित सुरुदेखि अन्त्यसम्मका सम्पूर्ण कागजातहरूलाई एउटा बाक्लो फाइलमा राखेर डोरीले बाँध्ने काम मिसिल फाइलिङ हो। यो अदालत र मालपोत कार्यालयहरूमा बढी प्रयोग हुन्छ।

ढोका नभएका खुला दराज वा ऱ्याक (Rack) हरूमा फाइल वा कागजातहरूलाई क्रमैसँग मिलाएर राख्ने विधिलाई खुला दराज वा ऱ्याक फाइलिङ भनिन्छ। यसमा बाहिरैबाट फाइलहरू देख्न सकिने हुनाले खोज्न धेरै सजिलो हुन्छ र यसले कम स्थान ओगट्छ। यसका मुख्य दुई प्रकार छन्:

• तेर्सो ऱ्याक फाइलिङ (Horizontal Rack Filing): यस विधिमा फाइलहरूलाई ऱ्याकको तल्लाहरूमा सुताएर (तेर्सो पारेर) एकमाथि अर्को खप्ट्याएर राखिन्छ। यसमा तलको फाइल निकाल्न अलि गाह्रो हुन्छ।
• ठाडो ऱ्याक फाइलिङ (Vertical Rack Filing): यस विधिमा ऱ्याकभित्र फाइलहरूलाई किताब राखेजस्तै ठाडो पारेर राखिन्छ। फाइलहरूलाई अड्याउन बिच-बिचमा सपोर्ट दिइएको हुन्छ। यो तेर्सोभन्दा बढी वैज्ञानिक र फाइल झिक्न सहज हुने विधि हो।

कार्यालयमा हुने कारोबारलाई विभिन्न विषयहरू (जस्तै: खरिद, बिक्री, लेखा, विज्ञापन) मा वर्गीकरण गरी सोही विषयअनुसार छुट्टाछुट्टै दराज वा घर्रामा फाइल राख्ने विधिलाई विषयात्मक फाइलिङ भनिन्छ।

फाइदाहरू:

• एउटै विषयसँग सम्बन्धित सम्पूर्ण जानकारी र कागजातहरू एउटै फाइलमा प्राप्त गर्न सकिन्छ।
• कार्य विभाजन भएका र धेरै विभाग भएका ठुला सङ्गठनहरूका लागि यो अत्यन्तै उपयोगी हुन्छ।
• आवश्यकताअनुसार नयाँ विषयका फाइलहरू सजिलै थप्न सकिने भएकाले यो लचिलो हुन्छ।

बेफाइदाहरू:

• कहिलेकाहीँ एउटा पत्र धेरै विषयसँग सम्बन्धित हुँदा कुन फाइलमा राख्ने भनेर अन्योल सिर्जना हुन्छ।
• यसका लागि विषयवस्तु राम्रोसँग बुझेको दक्ष कर्मचारीको आवश्यकता पर्छ।
• अनुक्रमणिका (Index) विना फाइल खोज्न गाह्रो हुने भएकाले यो खर्चिलो छ।

अनुक्रमणिका (Indexing) भनेको फाइलिङ गरिएका कागजात वा फाइलहरू कुन दराजको कुन स्थानमा छन् भनेर तुरुन्तै पत्ता लगाउन मद्दत गर्ने एउटा साङ्केतिक सूची वा मार्गदर्शिका हो। यसले समय र श्रमको बचत गर्छ। अनुक्रमणिकाका मुख्य प्रकारहरू निम्न छन्:

• पुस्तक अनुक्रमणिका (Book Index): यो एउटा खाता वा किताबको रूपमा हुन्छ जसको किनारमा क, ख, ग वा A, B, C लेखिएको हुन्छ। सम्बन्धित अक्षरको पाना पल्टाएर व्यक्ति वा फाइलको ठेगाना हेरिन्छ।
• कार्ड अनुक्रमणिका (Card Index): यसमा साना कार्डहरूमा फाइलको विवरण लेखेर कार्ड-क्याबिनेटभित्र वर्णानुक्रमअनुसार राखिन्छ। पुस्तकालय र अस्पतालमा यो बढी प्रयोग हुन्छ।
• दृश्य अनुक्रमणिका (Visible Index): यसमा दराज खोल्ने बित्तिकै धेरै कार्डहरूको किनारा (Edge) एकैपटक देखिने गरी मिलाएर राखिएको हुन्छ। यसबाट सूचना हेर्न कार्ड झिकिरहनु पर्दैन।
• रोटरी अनुक्रमणिका (Rotary Index): यस विधिमा एउटा घुम्ने मेसिन वा चक्कामा कार्डहरू जडान गरिएका हुन्छन्। चक्का घुमाएर आफूलाई चाहिएको कार्ड वा सूचना तुरुन्तै हेर्न सकिन्छ। ठुला व्यापारिक संस्थाहरूमा यो बढी प्रयोग हुन्छ।

वर्णानुक्रम फाइलिङको अर्थ: नेपाली (क, ख, ग) वा अङ्ग्रेजी (A, B, C) जस्ता कुनै पनि भाषाको वर्णमालाको क्रमलाई आधार मानेर व्यक्ति, संस्था वा विषयको नामअनुसार कागजातहरू सुरक्षण गर्ने विधिलाई वर्णानुक्रम फाइलिङ भनिन्छ। यसमा ‘A’ बाट आउने नामहरू अगाडि र ‘Z’ बाट आउने नामहरू पछाडि राखिन्छन्।

फाइदाहरू:

• सरलता: यो विधि प्रयोग गर्न र बुझ्न अत्यन्तै सजिलो छ। यसका लागि कुनै विशेष तालिम प्राप्त जनशक्तिको आवश्यकता पर्दैन।
• मितव्ययी: यस विधिमा छुट्टै अनुक्रमणिका (Index) बनाइरहनु नपर्ने हुनाले समय र खर्च दुवैको बचत हुन्छ।
• लचकता: आवश्यक पर्दा विना कुनै झन्झट नयाँ फाइलहरू थप्न र पुराना झिक्न सकिने हुनाले यो अत्यन्तै लचिलो छ।

बेफाइदाहरू:

• ठुला संस्थाका लागि अनुपयुक्त: हजारौँ कागजातहरू हुने ठुला सङ्गठनमा एउटै अक्षरबाट धेरै नाम आउने हुँदा क्रम मिलाउन कठिन हुन्छ।
• एउटै नाममा द्विविधा: ‘राम बहादुर’ नाम गरेका धेरै ग्राहक भएमा कसको फाइल कुन हो भनेर पत्ता लगाउन गाह्रो हुन्छ र झुक्किने सम्भावना रहन्छ।
• गोपनीयताको अभाव: वर्णमाला सबैले सजिलै बुझ्ने भएकाले जुनसुकै व्यक्तिले पनि फाइल सजिलै भेटाउन र हेर्न सक्छ, जसले गर्दा सूचना चुहावटको डर हुन्छ।

सङ्ख्यात्मक फाइलिङको अर्थ: कागजपत्रहरूलाई व्यक्ति वा संस्थाको नामबाट नभई निश्चित सङ्ख्या वा कोड (जस्तै १, २, ३) प्रदान गरेर क्रमैसँग दराजमा राख्ने प्रणालीलाई सङ्ख्यात्मक फाइलिङ भनिन्छ। यसमा ग्राहक वा फाइलको वास्तविक नामको सट्टा नम्बर प्रयोग हुन्छ र सो फाइल खोज्नका लागि छुट्टै अनुक्रमणिका (Index card) को मद्दत लिनुपर्दछ।

फाइदाहरू:

• गोपनीयता: फाइल बाहिर नम्बर मात्र लेखिने हुनाले, अनुक्रमणिकाको पहुँच नहुने बाहिरी व्यक्तिले भित्र कसको कागजात छ भनेर थाहा पाउन सक्दैन।
• लचकता: जतिसुकै फाइलहरू थप्नु परे पनि नयाँ नम्बर दिएर सजिलै पछाडि थप्न सकिने भएकाले यो लचिलो छ।
• वैज्ञानिक र उपयुक्त: यो ठुला सङ्गठनहरू जहाँ धेरै कागजातहरूको कारोबार हुन्छ, तिनीहरूका लागि अत्यन्तै व्यवस्थित र वैज्ञानिक विधि मानिन्छ।

बेफाइदाहरू:

• खर्चिलो: यो विधि प्रयोग गर्दा अनुक्रमणिका अनिवार्य रूपमा तयार गर्नुपर्ने र दक्ष जनशक्ति चाहिने भएकाले खर्चिलो हुन्छ।
• साना संस्थालाई अनुपयुक्त: थोरै कागजात हुने साना कार्यालयहरूका लागि यति धेरै प्रबन्ध मिलाउनु झन्झटिलो र महँगो पर्छ।
• बुझ्न कठिन: नम्बरको आधारमा फाइल खोज्नुपर्ने भएकाले सामान्य मानिस वा नयाँ कर्मचारीलाई यो प्रणाली बुझ्न र सञ्चालन गर्न गाह्रो हुन्छ।

कागजातहरूलाई पञ्चिङ मेसिनले प्वाल पारी बाक्लो कागजको फाइलभित्र एकमाथि अर्को खप्ट्याएर सुताएको अवस्थामा (Flat) राख्ने विधिलाई समतल फाइलिङ भनिन्छ।

फाइदाहरू:

• यो विधि स्थापना गर्न र सञ्चालन गर्न निकै कम खर्चिलो हुन्छ।
• यो प्रयोग गर्न एकदमै सरल हुन्छ र यसले कम स्थान ओगट्छ।

बेफाइदाहरू:

• सबैभन्दा तलको वा बिचको कागज झिक्न र पुनः राख्न निकै झन्झटिलो हुन्छ।
• प्वाल पार्दा र तान्दा महत्त्वपूर्ण कागजात च्यातिने सम्भावना रहन्छ। यसको क्षमता पनि कम हुन्छ।