16. Use of Information Technology in Office Operation and Accounting: Class 10 Account | सूचना प्रविधिको प्रयोग

Importantedunotes.com

Class 10 Account (कार्यालय सञ्चालन तथा लेखा)

Chapter 16 (पाठ १६): Use of Information Technology in Office Operation and Accounting

कार्यालय सञ्चालन र लेखामा सूचना प्रविधिको प्रयोग

SEE board exam तयारीका लागि: अति संक्षिप्त, संक्षिप्त, र विस्तृत उत्तर सहित सम्पूर्ण गाइड

Welcome to the complete guide on the Use of Information Technology in Office Operation and Accounting (कार्यालय सञ्चालन र लेखामा सूचना प्रविधिको प्रयोग). This chapter is essential for Class 10 Account (कार्यालय सञ्चालन तथा लेखा) students preparing for their SEE board exams.

For official curriculum details regarding Information Technology in accounting, you can visit the CDC Nepal Official Website.

Looking for more study materials? Explore our full collection of Class 10 Account Notes.

Secondary Education Examination (S.E.E.) Questions Pattern

Types of Question	Marks	Number of Questions
Very Short Answer Question	1	2 (Chapter 14 or 15 or 16)
Short Answer Question	5	1 (Chapter 14 or 15 or 16)
Long Answer Question	X	X
Total	–	3 (Total 7 Marks)

१. अति छोटो उत्तर आउने प्रश्नहरू
(Very Short Answer Questions) – 1 Mark

(क) कम्प्युटरको प्रयोग बढ्दै जानुको कुनै एक कारण लेख्नुहोस् ।

उत्तर: कार्यालयका कामकारबाहीहरू छिटो, छरितो, त्रुटिरहित र अत्यन्तै भरपर्दो ढङ्गले सम्पादन गर्न सकिने भएकाले कम्प्युटरको प्रयोग दिनानुदिन बढ्दै गएको हो ।

(ख) कार्यालयमा प्रयोग हुने अफिस प्याकेजहरू के के हुन् ?

उत्तर: कार्यालयका दैनिक कार्यहरू सहज बनाउन प्रयोग हुने मुख्य अफिस प्याकेजहरू माइक्रोसफ्ट वर्ड (MS-Word), माइक्रोसफ्ट एक्सेल (MS-Excel) र माइक्रोसफ्ट पावरपोइन्ट (MS-PowerPoint) हुन् ।

(ग) Word र Excel का एक एकओटा प्रयोग लेख्नुहोस् ।

उत्तर: MS-Word को प्रयोग चिठीपत्र, निवेदन र प्रतिवेदनहरू टाइप गर्न तथा डिजाइन गर्न गरिन्छ भने MS-Excel को प्रयोग गणितीय हिसाबकिताब गर्न, बजेट बनाउन र तथ्याङ्कहरूको विश्लेषण गर्न गरिन्छ ।

(घ) कार्यालय सञ्चालनमा कम्प्युटर प्रविधिको प्रयोग गर्नुको मुख्य उद्देश्य के हो ?

उत्तर: सूचना तथा तथ्याङ्कहरूलाई सुरक्षित रूपमा भण्डारण गर्नु, सञ्चारलाई प्रभावकारी बनाउनु र आर्थिक कारोबारहरूको छिटो तथा यथार्थ प्रतिवेदन तयार गर्नु नै यसको मुख्य उद्देश्य हो ।

(ङ) कम्प्युटर तथा सूचना प्रणालीको कुनै दुई फाइदा तथा बेफाइदा लेख्नुहोस् ।

उत्तर:
• फाइदा: (१) काममा शीघ्रता आउनु र लागत घट्नु, र (२) ठूलो परिमाणको डाटा सजिलै सुरक्षित राख्न सकिनु ।
• बेफाइदा: (१) बिजुली र इन्टरनेटमा पूर्ण निर्भर हुनुपर्ने, र (२) साइबर सुरक्षाको जोखिम (डाटा चोरी वा भाइरसको डर) रहनु ।

(च) सूचना प्रविधि भनेको के हो ?

उत्तर: कम्प्युटर, इन्टरनेट, सफ्टवेयर र दूरसञ्चार जस्ता विद्युतीय उपकरणहरूको प्रयोग गरेर सूचना वा तथ्याङ्कहरूको सङ्कलन, प्रशोधन, भण्डारण र सुरक्षित रूपमा आदानप्रदान गर्ने प्रविधिलाई सूचना प्रविधि (Information Technology) भनिन्छ ।

२. छोटो उत्तर आउने प्रश्नहरू [५ अङ्क]

(क) कम्प्युटरका कार्यहरूका बारेमा छोटकरीमा लेख्नुहोस् । ५ अङ्क

कम्प्युटरले मुख्यतया निम्न चारवटा आधारभूत कार्यहरू (Functions) सम्पादन गर्दछ:

१. डाटा ग्रहण (Input): किबोर्ड, माउस वा स्क्यानर जस्ता उपकरणको माध्यमबाट आवश्यक सूचना, निर्देशन वा तथ्याङ्कहरू कम्प्युटरभित्र प्रविष्ट गराउने कार्य ।
२. प्रशोधन (Processing): दिएका निर्देशन र सफ्टवेयरको नियमअनुसार CPU (Central Processing Unit) ले डाटाहरूलाई प्रशोधन गरी अर्थपूर्ण जानकारीमा रूपान्तरण गर्ने कार्य ।
३. भण्डारण (Storage): प्रशोधित तथ्याङ्क वा जानकारीहरूलाई भविष्यमा प्रयोग गर्न मिल्ने गरी हार्डडिस्क वा क्लाउडमा सुरक्षित रूपमा सङ्ग्रह गर्ने कार्य ।
४. नतिजा प्रस्तुति (Output): प्रशोधन भइसकेपछिको अन्तिम नतिजालाई मनिटरमा देखाउने वा प्रिन्टरमार्फत कागजमा छाप्ने कार्य ।

(ख) कार्यालयमा सञ्चालन हुने अफिस प्याकेजहरूको सङ्क्षिप्त परिचय दिनुहोस् । ५ अङ्क

कार्यालयको दैनिक प्रशासनिक तथा लेखासम्बन्धी कार्यलाई प्रविधिमैत्री बनाउन प्रयोग हुने सफ्टवेयरहरूको समूहलाई अफिस प्याकेज भनिन्छ। यस अन्तर्गत मुख्यतया निम्न प्रोग्रामहरू पर्दछन्:

MS-Word (वर्ड प्रोसेसिङ): यो शब्दहरू प्रशोधन गर्ने सफ्टवेयर हो। यसको मद्दतले कार्यालयका चिठीपत्र, सम्झौतापत्र, सूचना र लामो प्रतिवेदनहरू टाइप गर्ने, सम्पादन गर्ने र छाप्ने काम गरिन्छ।
MS-Excel (स्प्रेडसिट): यो पङ्क्ति (Row) र महल (Column) मा आधारित सफ्टवेयर हो। यसमा गणितीय सूत्र (Formula) लगाएर हिसाबकिताब राख्न, कर्मचारीको तलब सिट बनाउन, र तथ्याङ्कहरूलाई ग्राफ वा चार्टमा देखाउन प्रयोग गरिन्छ।
MS-PowerPoint (प्रिजेन्टेसन): सभा, गोष्ठी वा बैठकहरूमा कुनै विषयवस्तुलाई स्लाइडमार्फत आकर्षक रूपमा (अक्षर, चित्र, र भिडियोसहित) प्रस्तुत गर्न यसको प्रयोग हुन्छ।

(ग) सूचना प्रणाली उपयोगले कार्यालय सञ्चालनमा पुऱ्याउने फाइदाहरू के के हुन् ? ५ अङ्क

आधुनिक कार्यालय सञ्चालनमा सूचना प्रणाली (Information System) का फाइदाहरू निम्न छन्:

कार्यमा स्वचालितपन (Automation): म्यानुअल रूपमा गर्नुपर्ने झन्झटिला कामहरू कम्प्युटरले आफैँ गर्ने हुँदा मानवीय त्रुटि (Human errors) कम हुन्छ र काम छिटो हुन्छ।
सञ्चालनमा सहजता (Easy Communication): इमेल, म्यासेजिङ र अनलाइन पोर्टलहरूको प्रयोगले सरोकारवाला र सेवाग्राहीसँगको सञ्चालन तथा सञ्चार छिटो, सस्तो र प्रभावकारी हुन्छ।
लागत कटौती (Cost Reduction): कागजपत्रको खपत घट्ने, कम जनशक्तिले धेरै काम गर्न सक्ने र समयको बचत हुने हुनाले कार्यालयको सञ्चालन लागतमा उल्लेख्य कमी आउँछ।
सूचनामा छिटो पहुँच (Quick Access): खोजेको फाइल वा पुरानो रेकर्डहरू कम्प्युटरको सर्च बटनमार्फत केही सेकेन्डमै प्राप्त गर्न सकिन्छ।
निर्णय प्रक्रियामा सहयोग (Aids Decision Making): यथार्थ र प्रशोधित तथ्याङ्कहरू तुरुन्तै उपलब्ध हुने हुँदा व्यवस्थापनलाई सही र समय सान्दर्भिक निर्णय लिन मद्दत पुग्छ।

(घ) व्यावसायिक लेखामा प्रयोग हुने सफ्टवेयरका बारेमा चर्चा गर्नुहोस् । ५ अङ्क

व्यावसायिक कारोबारहरूको अभिलेख राख्न, खाताहरू तयार गर्न र वित्तीय विवरणहरू निकालना प्रयोग गरिने विशेष कम्प्युटर प्रोग्रामहरूलाई व्यावसायिक लेखा सफ्टवेयर भनिन्छ। आजभोलि Tally, Swastik, FAMAS, QuickBooks जस्ता कस्टमाइज्ड एकाउन्टिङ सफ्टवेयरहरू निकै लोकप्रिय छन्।

यस्ता सफ्टवेयरको प्रयोग गर्दा लेखापालले केवल दैनिक कारोबारको भौचर (Journal Entry) मात्र प्रविष्ट गरे पुग्छ। त्यसपछि लेजर खाता (Ledger), सन्तुलन परीक्षण (Trial Balance), नाफानोक्सान हिसाब र वासलात (Balance Sheet) सफ्टवेयर आफैँले स्वचालित रूपमा तयार गर्छ। यसले गर्दा हिसाबकिताब छिटो, भरपर्दो र पूर्णतया त्रुटिरहित हुन्छ। यसका साथै मौज्दात (Inventory) को अवस्था र कर (VAT/Tax) को गणना गर्न पनि यस्ता सफ्टवेयर अति उपयोगी छन्।

(ङ) कम्प्युटरद्वारा लेखाङ्कन गर्न कस्ता कस्ता सफ्टवेयर प्रयोग गरिएका छन् ? ५ अङ्क

कम्प्युटरद्वारा लेखा राख्न मुख्यतया दुई प्रकृतिका सफ्टवेयरहरू प्रयोगमा ल्याइएका छन्:

१. सामान्य स्प्रेडसिट सफ्टवेयर (MS-Excel): साना व्यवसाय वा थोरै कारोबार हुने कार्यालयहरूमा हिसाब राख्न एक्सेलको प्रयोग गरिन्छ। यसमा आफैँले कोलम बनाएर सूत्र (Formula) प्रयोग गरी लेजर र हिसाब तयार गर्नुपर्छ।
२. कस्टमाइज्ड एकाउन्टिङ तथा ERP सफ्टवेयर: ठूला व्यापारिक तथा व्यावसायिक घरानाहरूमा पूर्ण स्वचालित सफ्टवेयरहरू (जस्तै: Tally, ERP 9, Swastik) प्रयोग गरिन्छ। यिनीहरू लेखाका सिद्धान्तअनुसार नै निर्माण गरिएका हुन्छन् जसले एकाउन्टिङका साथै एच.आर. (HR), उत्पादन र वितरणको समेत एकीकृत अभिलेख राख्दछन्।

३. लामो उत्तर आउने प्रश्नहरू [८ अङ्क]

(क) लेखापालनमा कम्प्युटर तथा सूचना प्रविधिको उपयोग गर्दा चरणबद्ध रूपमा के के कार्य गर्नुपर्छ, चर्चा गर्नुहोस् । ८ अङ्क

परम्परागत म्यानुअल लेखा प्रणालीलाई विस्थापित गर्दै कम्प्युटरमा आधारित लेखा प्रणाली (Computerized Accounting System) अपनाउँदा निश्चित चरणहरू पार गर्नुपर्ने हुन्छ। यी चरणहरूलाई निम्नानुसार चर्चा गर्न सकिन्छ:

१. कारोबारको पहिचान र सङ्कलन (Identification of Data): सबैभन्दा पहिले कार्यालयमा भएका दैनिक आर्थिक कारोबारहरूको प्रमाण (जस्तै: बिल, भर्पाई, बैङ्क भौचर) सङ्कलन गरिन्छ र त्यसलाई लेखाको सिद्धान्तअनुसार डेबिट र क्रेडिट कुन खातामा गर्ने भनी यकिन गरिन्छ।
२. तथ्याङ्क प्रविष्टि (Data Input): यकिन गरिएका कारोबारहरूलाई किबोर्डको माध्यमबाट एकाउन्टिङ सफ्टवेयरमा (जस्तै: Tally वा Excel मा) भौचर इन्ट्रीका रूपमा प्रविष्ट गराइन्छ।
३. तथ्याङ्क प्रशोधन (Processing): सफ्टवेयरमा डाटा इन्ट्री भएपछि कम्प्युटरले स्वतः ती डाटाहरूलाई प्रशोधन गर्छ। म्यानुअल प्रणालीमा जस्तो छुट्टाछुट्टै लेजर खातामा लगेर पोस्टिङ गरिरहनु पर्दैन, सफ्टवेयरले आफैँ सम्बन्धित खातामा रकम अद्यावधिक गर्दछ।
४. प्रतिवेदन तयारी (Output/Reporting): व्यवस्थापन वा सरोकारवालालाई आवश्यक परेको बेला एक क्लिकमै सन्तुलन परीक्षण (Trial Balance), नाफानोक्सान हिसाब र वासलात जस्ता अन्तिम वित्तीय विवरणहरू तयार भई मनिटरमा देखिन्छन् वा प्रिन्ट गर्न सकिन्छ।
५. सुरक्षित भण्डारण (Storage and Backup): तयार भएका विवरणहरूलाई हार्डडिस्क, पेनड्राइभ वा इन्टरनेटको क्लाउड (Cloud Storage) मा सुरक्षित राख्ने काम गरिन्छ, ताकि कम्प्युटर बिग्रिए पनि डाटा नष्ट नहोस्।

(ख) नेपालमा सरकारी लेखापालनमा प्रयोग भएका सूचना प्रणाली के के छन्, सक्षेपमा चर्चा गर्नुहोस् । ८ अङ्क

नेपालको सरकारी आर्थिक प्रशासनलाई प्रविधिमैत्री, पारदर्शी र जवाफदेही बनाउन नेपाल सरकारले विभिन्न सूचना प्रणाली (IT Systems) हरूको विकास र प्रयोग गरेको छ। प्रमुख प्रणालीहरू निम्न छन्:

१. एकल खाता कोष प्रणाली (TSA – Treasury Single Account): यो बजेट निकासा र भुक्तानीको एक स्वचालित प्रणाली हो। जिल्लामा रहेका सबै सरकारी कार्यालयहरूको एउटै मात्र बैङ्क खाता हुन्छ र को.ले.नि.का. ले यसै प्रणालीमार्फत सिधै सम्बन्धित सेवाग्राही वा कर्मचारीको खातामा रकम जम्मा गरिदिन्छ।
२. कम्प्युटरकृत सरकारी लेखा प्रणाली (CGAS – Computerized Government Accounting System): नेपाल सरकारका सबै मन्त्रालय र विभागहरूमा दैनिक बजेट खर्चको अभिलेख राख्न र म.ले.प. फारमहरू स्वचालित रूपमा तयार गर्न यो सफ्टवेयर प्रयोगमा ल्याइएको छ।
३. राजस्व व्यवस्थापन सूचना प्रणाली (RMIS): बैङ्कहरूमार्फत सरकारलाई प्राप्त हुने कर र अन्य राजस्वलाई सिधै सरकारी सञ्चित कोषमा दाखिला गराउन र राजस्वको यथार्थ तथ्याङ्क राख्न यसको प्रयोग गरिन्छ।
४. वित्तीय व्यवस्थापन सूचना प्रणाली (FMIS): सरकारी बजेट निर्माणदेखि लिएर खर्चको अनुगमन र देशको समग्र एकीकृत वित्तीय प्रतिवेदन (Consolidated Financial Statement) तयार पार्ने कार्य यस प्रणालीमार्फत महालेखा नियन्त्रक कार्यालयले गर्दछ।
५. स्थानीय सञ्चित कोष व्यवस्थापन प्रणाली (SUTRA): सङ्घीयता लागू भएपछि ७५३ वटै स्थानीय तह (गाउँ/नगरपालिका) हरूको बजेट निर्माण, खर्चको लेखाङ्कन र रिपोर्टिङमा एकरूपता ल्याउन यो सफ्टवेयरको प्रयोग गरिन्छ।

(ग) कम्प्युटर तथा सूचना प्रविधि बेगर कार्यालय सञ्चालन गर्न सकिँदैन । यस भनाइलाई पुष्टि गर्नुहोस् । ८ अङ्क

आजको एक्काइसौँ शताब्दीको युगलाई ‘सूचना र प्रविधिको युग’ भनिन्छ। परम्परागत फाइल र ढड्डामा आधारित कार्यालय सञ्चालन प्रणाली अहिले पूर्ण रूपमा असान्दर्भिक भइसकेको छ। “कम्प्युटर तथा सूचना प्रविधि बेगर कार्यालय सञ्चालन गर्न सकिँदैन” भन्ने भनाइलाई निम्न आधारमा पुष्टि गर्न सकिन्छ:

कार्यबोझ र डाटाको विशालता: अहिलेका सरकारी तथा व्यावसायिक कार्यालयहरूमा दैनिक हजारौँ कारोबारहरू हुन्छन्। लाखौँ सेवाग्राहीका डाटाहरू म्यानुअल रूपमा दर्ता रजिस्ट्ररमा राख्न असम्भव प्रायः छ। यसको लागि डाटाबेस (Database) प्रविधि अपरिहार्य छ।
समय र गतिको माग: अहिले सेवाग्राहीहरू सेकेन्डभरमै सेवा चाहन्छन्। अनलाइन फारम भर्ने, इमेलबाट पत्राचार गर्ने र बैङ्किङ ट्रान्सफर गर्ने काम सूचना प्रविधिबिना कल्पना पनि गर्न सकिँदैन।
विश्वव्यापीकरण र प्रतिस्पर्धा: अहिलेको व्यवसाय एउटा गाउँ वा सहरमा मात्र सीमित छैन। अनलाइनमार्फत विश्वभर व्यापार गर्नुपर्ने भएकाले इ-कमर्स (E-commerce) र वेबसाइट सञ्चालनका लागि कम्प्युटर अनिवार्य छ।
पारदर्शिता र त्रुटि न्यूनीकरण: मानिसले काम गर्दा थकाइ लाग्ने र हिसाबमा गल्ती हुने सम्भावना धेरै हुन्छ। तर कम्प्युटरले नियन्त्रित रूपमा र १००% शुद्धताका साथ काम गर्ने हुनाले वित्तीय सुशासन कायम गर्न प्रविधि निर्विकल्प बनेको छ।

अतः आधुनिक कार्यालयको मुटु नै सूचना प्रविधि हो, जसको अभावमा सङ्गठनले आफ्नो अस्तित्व र प्रतिस्पर्धात्मक क्षमता दुवै गुमाउँछ।

४. थप महत्त्वपूर्ण प्रश्नोत्तरहरू (Additional Standard Questions)

(क) Database (डाटाबेस) भन्नाले के बुझिन्छ ? १ अङ्क

उत्तर: कुनै पनि संस्था वा विषयसँग सम्बन्धित विशाल तथ्याङ्क वा सूचनाहरूलाई आवश्यक परेको बेला सजिलै खोज्न, प्राप्त गर्न र प्रशोधन गर्न मिल्ने गरी कम्प्युटर प्रणालीमा व्यवस्थित रूपले भण्डारण गरिएको सङ्ग्रहलाई डाटाबेस (Database) भनिन्छ ।

(ख) लेखापालनमा कम्प्युटरको प्रयोगले लागत नियन्त्रणमा कसरी सहयोग पुर्‍याउँछ ? १ अङ्क

उत्तर: कम्प्युटरको प्रयोगले धेरै जना कर्मचारीले दिनभरि गर्ने काम एउटै सफ्टवेयरले केही क्षणमै सम्पन्न गर्दछ। यसले गर्दा अतिरिक्त जनशक्तिको खर्च बच्छ, साथै कागज, मसी र फाइल भण्डारण गर्ने कोठाको खर्चसमेत कटौती हुने भएकाले समग्रमा कार्यालयको लागत नियन्त्रणमा सहयोग पुग्छ।

(ग) व्यावसायिक लेखामा सूचना प्रविधिको कुनै दुई प्रयोग सूचीकृत गर्नुहोस् । १ अङ्क

उत्तर: व्यावसायिक लेखामा सूचना प्रविधिको प्रयोग निम्न हुन्:
१. दैनिक खरिद-बिक्री तथा नगद कारोबारहरूको विद्युतीय रूपमा भौचर प्रविष्ट (Data Entry) गर्न।
२. गोदाममा रहेको मालसामान (Inventory) को यथार्थ मौज्दात ट्र्याक गर्न र अन्तिम नाफानोक्सान हिसाब निकाल्न।

(घ) पूरा रूप लेख्नुहोस् (Write the full forms of): १ अङ्क

उत्तर:
• DBMS: Database Management System (डाटाबेस व्यवस्थापन प्रणाली)
• IT: Information Technology (सूचना प्रविधि)
• ERP: Enterprise Resource Planning (इन्टरप्राइज रिसोर्स प्लानिङ)
• TSA: Treasury Single Account (एकल खाता कोष)
• RMIS: Revenue Management Information System (राजस्व व्यवस्थापन सूचना प्रणाली)
• FMIS: Financial Management Information System (वित्तीय व्यवस्थापन सूचना प्रणाली)
• SUTRA: Sub-National Treasury Regulatory Application (स्थानीय सञ्चित कोष व्यवस्थापन प्रणाली)
• CGAS: Computerized Government Accounting System (कम्प्युटरकृत सरकारी लेखा प्रणाली)