Class 10 Account (कार्यालय सञ्चालन तथा लेखा)

संस्था वा कार्यालयको व्यवस्थापनले आफ्नो निर्धारित लक्ष्य तथा उद्देश्यहरू प्रभावकारी रूपमा हासिल गर्न, उपलब्ध स्रोतसाधनको अधिकतम सदुपयोग गर्न, र सङ्गठनमा हुन सक्ने गल्ती तथा छलकपटलाई रोक्न तयार गरेको आन्तरिक नीति, नियम, र कार्यप्रणालीको संयन्त्रलाई आन्तरिक नियन्त्रण (Internal Control) भनिन्छ । यसले सङ्गठनको आर्थिक, प्रशासनिक र व्यवस्थापकीय कार्यहरूलाई एउटा निश्चित अनुशासनमा बाँधेर राख्दछ । आन्तरिक नियन्त्रण जति बलियो हुन्छ, संस्थाको लेखा प्रणाली त्यति नै विश्वसनीय मानिन्छ ।

प्रभावकारी आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीका मुख्य तत्त्वहरू (Components) निम्न हुन्:

• १. नियन्त्रण वातावरण (Control Environment): व्यवस्थापनको कार्यशैली, कर्मचारीको इमानदारिता र संस्थाको नैतिक मूल्यमान्यता ।
• २. जोखिम मूल्याङ्कन (Risk Assessment): संस्थाको लक्ष्य प्राप्तिमा आउन सक्ने आन्तरिक तथा बाह्य जोखिमहरूको पहिचान र विश्लेषण ।
• ३. नियन्त्रण गतिविधिहरू (Control Activities): जोखिम न्यूनीकरण गर्न लागू गरिने नियम, जिम्मेवारीको बाँडफाँट र अख्तियारी (Authorization)।
• ४. सूचना र सञ्चार (Information & Communication): सही समयमा सही व्यक्तिसम्म पुग्ने प्रभावकारी सूचना प्रवाह प्रणाली ।
• ५. अनुगमन (Monitoring): आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले राम्ररी काम गरिरहेको छ वा छैन भनी निरन्तर गरिने सुपरिवेक्षण ।

लेखा परीक्षण गर्नुका प्रमुख उद्देश्यहरू निम्न प्रकार छन्:

• कानुनी पालनाको परीक्षण: आर्थिक कारोबारहरू प्रचलित कानुन, नियम र बजेटको सीमाभित्र रहेर भए-नभएको जाँच गर्नु ।
• सैद्धान्तिक शुद्धताको यकिन: लेखा राख्दा लेखाका सर्वमान्य सिद्धान्तहरू (GAAP) पूर्ण रूपमा पालना भए-नभएको परीक्षण गर्नु ।
• यथार्थ अवस्थाको चित्रण: संस्थाको वासलात र नाफानोक्सान हिसाबले संस्थाको वास्तविक आर्थिक स्थितिको यथार्थ चित्रण गरे-नगरेको समीक्षा गर्नु ।
• गल्ती र छलकपट पत्ता लगाउनु: कर्मचारीको लापरवाही वा जानाजान गरिएका गल्ती र हिनामिना (Frauds & Errors) पत्ता लगाई सुधारका लागि सुझाव दिनु ।
• पारदर्शिता र जवाफदेहिता प्रवर्द्धन: सार्वजनिक तथा संस्थागत स्रोतसाधनको परिचालनमा मितव्ययिता, कार्यदक्षता र पारदर्शिता कायम गर्न प्रोत्साहित गर्नु ।

कुनै पनि निकायमा आन्तरिक लेखा परीक्षण गर्नुपर्ने मुख्य कारणहरू निम्न छन्:

• निरन्तर निगरानी: आर्थिक कारोबार भइरहेकै अवस्थामा नियमित जाँच हुने भएकाले गल्तीहरू तत्कालै पत्ता लगाई सच्याउन सकिन्छ ।
• कर्मचारीमा नैतिक दबाब: जुनसुकै बेला पनि लेखा परीक्षण हुन सक्छ भन्ने डरले कर्मचारीहरूलाई इमानदार भई काम गर्न र गल्ती नगर्न नैतिक दबाब (Moral Check) पर्दछ ।
• सम्पत्तिको सुरक्षा: संस्थाको नगद, मौज्दात (जिन्सी) र अन्य सम्पत्तिको दुरुपयोग वा हिनामिना हुन नपाउने गरी सुरक्षा सुनिश्चित गर्दछ ।
• अन्तिम लेखा परीक्षणमा सहजता: आन्तरिक लेखा परीक्षणले गल्तीहरू पहिल्यै सुधार्ने हुँदा आर्थिक वर्षको अन्त्यमा हुने बाह्य (अन्तिम) लेखा परीक्षण कार्य छिटो, छरितो र सरल हुन्छ ।

अन्तिम लेखा परीक्षण (Final Audit): आर्थिक वर्ष समाप्त भइसकेपछि वर्षभरिका सम्पूर्ण आर्थिक कारोबारहरूको अन्तिम रूपमा जाँच गरी, वित्तीय विवरणहरू कानुनसम्मत र यथार्थपरक छन् भनी स्वतन्त्र र अधिकारप्राप्त बाह्य लेखापरीक्षकबाट प्रमाणित गराउने कार्यलाई अन्तिम लेखा परीक्षण भनिन्छ ।

यसको आवश्यकता:

• सत्यता र विश्वसनीयता प्रमाणित गर्न: तयार गरिएका वित्तीय विवरणहरू (Financial Statements) सत्य र निष्पक्ष छन् भनी सरोकारवालाहरू (सेयरधनी, सरकार, जनता) लाई आश्वस्त पार्न ।
• कर निर्धारण गर्न: लेखापरीक्षण गरिएको नाफानोक्सानको विवरणका आधारमा मात्र राज्यलाई बुझाउनुपर्ने करको सही मूल्याङ्कन र निर्धारण हुने भएकाले ।
• कानुनी औपचारिकता पूरा गर्न: प्रचलित कानुन (जस्तै: कम्पनी ऐन) ले प्रत्येक वर्ष अन्तिम लेखा परीक्षण गराउनु अनिवार्य गरेकाले सो कानुनी दायित्व पूरा गर्न ।

आन्तरिक नियन्त्रण (Internal Control) कुनै पनि संस्थालाई सही दिशामा डोर्‍याउने र स्रोतको संरक्षण गर्ने महत्त्वपूर्ण प्रणाली हो। यो प्रणाली प्रभावकारी बनाउन व्यवस्थापनले विभिन्न प्रक्रियाहरू (Procedures) लागू गरेको हुन्छ, जसलाई निम्नअनुसार विस्तृतमा चर्चा गर्न सकिन्छ:

• १. जिम्मेवारी र अधिकारको बाँडफाँट (Segregation of Duties): एउटै व्यक्तिले कारोबारको स्वीकृति दिने, अभिलेख राख्ने र नगद/सम्पत्ति जिम्मा लिने काम गर्नु हुँदैन। यसो गर्दा छलकपटको सम्भावना बढ्छ। त्यसैले कामलाई विभिन्न व्यक्तिहरूबीच विभाजन गर्नुपर्छ।
• २. आधिकारिकता र स्वीकृति (Authorization and Approval): हरेक आर्थिक कारोबार वा खर्च हुनुपूर्व अधिकारप्राप्त अधिकारीबाट तोकिएको सीमाभित्र रही पूर्व स्वीकृति वा अनुमोदन लिनुपर्ने अनिवार्य व्यवस्था मिलाउनुपर्छ।
• ३. भौतिक नियन्त्रण र सुरक्षा (Physical Control): संस्थाको नगद, चेकबुक, महत्त्वपूर्ण कागजात र जिन्सी सामानहरूलाई सुरक्षित स्थान वा लकरमा राख्ने र अनधिकृत व्यक्तिलाई त्यहाँ प्रवेश गर्न नदिने प्रक्रिया लागू गर्नुपर्छ।
• ४. समीक्षा र रुजु प्रक्रिया (Independent Checks): एक कर्मचारीले गरेको काम अर्को स्वतन्त्र कर्मचारीले जाँच्ने वा बैङ्क हिसाब मिलान (Bank Reconciliation) जस्ता कार्यहरू नियमित रूपमा गर्ने प्रक्रिया स्थापित गर्नुपर्छ।
• ५. स्रेस्ता र अभिलेखको व्यवस्थापन (Adequate Records): प्रत्येक कारोबारको प्रमाणित गर्न सक्ने बिल, भौचर र रसिदहरू सुरक्षित राख्ने र लेखाका पुस्तिकाहरूलाई दैनिक रूपमा अद्यावधिक गर्ने प्रक्रिया अपनाउनुपर्छ।

लेखा परीक्षणको परिचय:
व्यवसाय वा कार्यालयमा राखिएका आर्थिक अभिलेखहरू, भौचरहरू र वित्तीय विवरणहरू विद्यमान कानुन र लेखाका सर्वमान्य सिद्धान्तअनुसार दुरुस्त र सही छन् वा छैनन् भनी एक स्वतन्त्र र योग्य व्यक्तिद्वारा गरिने वैज्ञानिक जाँचपड्ताललाई लेखा परीक्षण (Auditing) भनिन्छ।

लेखा परीक्षणका सिद्धान्तहरू (Principles of Auditing):
लेखापरीक्षकले आफ्नो कार्य सम्पादन गर्दा पालना गर्नुपर्ने आधारभूत नियमहरूलाई लेखा परीक्षणका सिद्धान्त भनिन्छ:

• १. इमानदारिता र निष्पक्षता (Honesty and Objectivity): लेखापरीक्षक आफ्नो पेसाप्रति पूर्ण वफादार हुनुपर्छ। कसैको दबाब वा प्रभावमा नपरी तटस्थ र निष्पक्ष रूपमा आफ्नो राय प्रकट गर्नुपर्छ।
• २. गोपनीयता (Confidentiality): लेखा परीक्षणको क्रममा प्राप्त भएका संस्थाका महत्त्वपूर्ण र गोप्य आर्थिक सूचनाहरू लेखापरीक्षकले अनधिकृत तेस्रो पक्षलाई चुहावट गर्नु हुँदैन।
• ३. प्रमाणमा आधारित (Evidence): लेखापरीक्षकले हावाको भरमा नभई प्राप्त भएका बिल, भौचर, बैङ्क स्टेटमेन्ट जस्ता ठोस र पर्याप्त कागजी प्रमाणहरूको आधारमा मात्र आफ्नो निष्कर्ष निकाल्नुपर्छ।
• ४. योजना र कार्यविधि (Planning): लेखा परीक्षण कार्य सुरु गर्नुपूर्व संस्थाको आकार, प्रकृति र आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीलाई ध्यानमा राखेर एउटा व्यवस्थित योजना (Audit Plan) बनाउनुपर्छ।
• ५. स्थिरता (Consistency): संस्थाले लेखा राख्दा (जस्तै: मूल्यह्रास कट्टी गर्ने विधि) प्रत्येक वर्ष समान दर र विधि प्रयोग गरेको छ वा छैन भनी जाँच्नुपर्छ।

आन्तरिक र अन्तिम लेखा परीक्षण दुवैको उद्देश्य गल्ती औँल्याउनु र शुद्धता प्रमाणित गर्नु भए तापनि यी दुईबीच निम्न भिन्नताहरू रहेका छन्:

नेपालको सरकारी आर्थिक प्रशासनलाई पारदर्शी र जवाफदेही बनाउन आन्तरिक र अन्तिम गरी दुई चरणमा लेखा परीक्षण हुने व्यवस्था छ:

१. आन्तरिक लेखा परीक्षण:
नेपालमा सरकारी कार्यालयहरूको आन्तरिक लेखा परीक्षण कोष तथा लेखा नियन्त्रक कार्यालय (को.ले.नि.का.) र प्रदेशतर्फ प्रदेश लेखा नियन्त्रक कार्यालयबाट गरिन्छ। महालेखा नियन्त्रक कार्यालय (FCGO) को मातहतमा रहेर को.ले.नि.का. का कर्मचारीहरूले सरकारी कार्यालयहरूमा वर्षको बीच-बीचमा (प्राय: त्रैमासिक रूपमा) गएर बजेटको सीमाभित्र खर्च भए/नभएको, कानुनको पालना भए/नभएको र अभिलेख दुरुस्त रहे/नरहेको जाँच गर्दछन्। त्रुटि देखिएमा तुरुन्तै सच्याउन निर्देशन दिन्छन्।

२. अन्तिम लेखा परीक्षण:
नेपालमा सम्पूर्ण सरकारी कार्यालयहरू (सङ्घ, प्रदेश, र स्थानीय तह) तथा संवैधानिक अङ्गहरूको अन्तिम लेखा परीक्षण गर्ने संवैधानिक अधिकार महालेखा परीक्षकको कार्यालय (Office of the Auditor General – OAG) लाई मात्र छ। आर्थिक वर्ष समाप्त भएपछि महालेखा परीक्षकबाट खटिएका स्वतन्त्र लेखापरीक्षकहरूले सरकारी अडिट मापदण्डअनुसार सम्पूर्ण खर्चको नियमितता, मितव्ययिता, कार्यदक्षता र औचित्यको आधारमा मूल्याङ्कन गर्छन्। उनीहरूले तयार पारेको अन्तिम लेखा परीक्षण प्रतिवेदन (जसमा बेरुजुसमेत उल्लेख हुन्छ) राष्ट्रपतिसमक्ष पेस गरिन्छ र पछि संसद्‌मा छलफल हुन्छ।