12. Store Accounting: Class 10 Account | जिन्सी लेखा

Importantedunotes.com

Class 10 Account (कार्यालय सञ्चालन तथा लेखा)

Chapter 12 (पाठ १२): Store Accounting (जिन्सी लेखा)

SEE board exam तयारीका लागि: अति संक्षिप्त, छोटो, र लामो उत्तरसहित सम्पूर्ण गाइड

Welcome to the complete guide on Store Accounting (जिन्सी लेखा). This chapter is highly essential for Class 10 Account (कार्यालय सञ्चालन तथा लेखा) students preparing for their SEE board exams.

For official curriculum details regarding Store Accounting, you can visit the CDC Nepal Official Website.

Looking for more study materials? Explore our full collection of Class 10 Account Notes.

Secondary Education Examination (S.E.E.) Questions Pattern

Types of Question	Number of Questions	Marks
Very Short Answer Question	2 (Chapter 12 or 13) 1 (Num) (Chapter 13)	1
Short Answer Question	1 (Chapter 12 or 13)	5
Long Answer Question	X	X
Total	4	8 Marks

१. CDC अभ्यासका समाधानहरू
अति छोटो उत्तर आउने प्रश्नहरू [१ अङ्क]

(क) जिन्सी भन्नाले के बुझिन्छ ?

उत्तर: सरकारी वा गैरसरकारी कार्यालयको दैनिक प्रशासनिक कार्य सञ्चालन गर्न वा दीर्घकालीन उपयोगका लागि आवश्यक पर्ने सम्पूर्ण भौतिक मालसामान, औजार, तथा सम्पत्तिहरू (खर्च भएर जाने र नजाने दुवै) लाई समग्रमा जिन्सी भनिन्छ ।

(ख) कार्यालय जिन्सीका कुनै दुई उदाहरण लेख्नुहोस् ।

उत्तर: कार्यालय जिन्सीका दुई उदाहरणहरू: १. कम्प्युटर तथा प्रिन्टर (खर्च भएर नजाने जिन्सी) र २. फोटोकपी पेपर तथा मसी (खर्च भएर जाने जिन्सी) हुन् ।

(ग) जिन्सी स्रेस्ता किन तयार गरिन्छ ? एक कारण दिनुहोस् ।

उत्तर: कार्यालयमा खरिद भई आएका मालसामानहरूको चोरी, हिनामिना वा दुरुपयोग हुन नदिई तिनको यथार्थ अवस्था पहिचान गर्न र मालसामानको अधिकतम सदुपयोग सुनिश्चित गर्न जिन्सी स्रेस्ता तयार गरिन्छ ।

(घ) जिन्सी स्रेस्ता प्रणालीका कुनै दुई महत्त्व उल्लेख लेख्नुहोस् ।

उत्तर: जिन्सी स्रेस्ता प्रणालीका दुई महत्त्वहरू: १. मालसामानको प्राप्ति, भण्डारण र वितरणको व्यवस्थित र पारदर्शी अभिलेख राख्न र २. कार्यालयमा कति सामान स्टकमा छ भनी पत्ता लगाई अनावश्यक खरिद रोक्न र बजेटको बचत गर्न हुन् ।

(ङ) माग फारम किन र कसले भर्ने गर्दछ ?

उत्तर: कार्यालयका विभिन्न शाखा वा कर्मचारीलाई आफ्नो दैनिक कार्य सम्पादन गर्न कुनै मालसामान आवश्यक परेमा आधिकारिक रूपमा भण्डार शाखाबाट उक्त सामान प्राप्त गर्न सम्बन्धित शाखाको कर्मचारी वा भण्डारेले माग फारम भर्ने गर्दछ ।

(च) माग फारामको उपयोग लेख्नुहोस् ।

उत्तर: भण्डारमा मौज्दात रहेका मालसामानहरू आधिकारिक रूपमा निकासा गर्न र यदि भण्डारमा सामान नभएमा नयाँ खरिद प्रक्रिया अगाडि बढाउन प्रमाणका रूपमा माग फारामको उपयोग गरिन्छ ।

(छ) खरिद आदेशको कार्य लेख्नुहोस् ।

उत्तर: आपूर्तिकर्ता वा बिक्रेतालाई कार्यालयलाई आवश्यक परेको मालसामानको निश्चित परिमाण, गुणस्तर, मूल्य र डेलिभरी गर्ने मिति खुलाएर आधिकारिक रूपमा सामान आपूर्ति गर्न लिखित निर्देशन दिनु खरिद आदेशको मुख्य कार्य हो ।

(ज) दाखिला प्रतिवेदन कहिले तयार गरिन्छ ?

उत्तर: खरिद आदेशबमोजिम आपूर्तिकर्ताले पठाएका मालसामानहरू भण्डारमा प्राप्त हुनासाथ, ती सामानको परिमाण र गुणस्तर जाँचेर ठीक छ भनी प्रमाणित गरिसकेपछि भण्डारमा आम्दानी बाँध्न दाखिला प्रतिवेदन तयार गरिन्छ ।

(झ) खर्च भएर जाने जिन्सी खातामा कस्ता सामानहरू चढाइन्छ ?

उत्तर: यस खातामा कार्यालयको दैनिक कामकारबाहीमा प्रयोग गर्दा चाँडै सकिने, नष्ट हुने वा निश्चित लामो आयु नभएका उपभोग्य सामानहरू (जस्तै: कागज, कलम, मसी, डटपेन, कुचो आदि) चढाइन्छ ।

२. छोटो उत्तर आउने प्रश्नहरू [५ अङ्क]

(क) जिन्सी व्यवस्थापन भनेको के हो ? जिन्सी व्यवस्थापन प्रक्रियाका चारओटा चरण उल्लेख गर्नुहोस् । ५ अङ्क

कार्यालयको लक्ष्य प्राप्तिका लागि आवश्यक पर्ने भौतिक मालसामानहरू उचित समयमा, उचित मूल्य र गुणस्तरमा खरिद गर्ने, सुरक्षित भण्डारण गर्ने, मागअनुसार वितरण गर्ने र काम नलाग्ने सामानको लिलाम वा मिनाहा गर्नेसम्मको समग्र प्रबन्धकीय कार्यलाई जिन्सी व्यवस्थापन (Inventory Management) भनिन्छ ।

जिन्सी व्यवस्थापन प्रक्रियाका प्रमुख चार चरणहरू निम्न हुन्:

१. योजना तथा खरिद (Planning and Purchasing): कार्यालयलाई के कति सामान चाहिन्छ भनी माग सङ्कलन गर्ने र बजेटअनुसार खरिद प्रक्रिया (टेन्डर वा कोटेसन) अघि बढाउने ।
२. प्राप्ति र भण्डारण (Receipt and Storage): खरिद गरिएका सामानहरू बुझेर दाखिला प्रतिवेदन तयार गर्ने र बिग्रन वा चोरी हुन नपाउने गरी सुरक्षित रूपमा भण्डारण (Store) गर्ने ।
३. निष्कासन वा वितरण (Issue/Distribution): विभिन्न शाखाहरूबाट माग फारम प्राप्त भएपछि अधिकारप्राप्त अधिकारीको स्वीकृतिमा आवश्यक सामानहरू वितरण गर्ने ।
४. प्रयोग, मर्मत र लिलाम (Use, Maintenance & Disposal): सामानको उचित प्रयोग र मर्मतसम्भार गर्ने। टुटफुट भएका वा आयु सकिएका सामानहरू पहिचान गरी नियमअनुसार लिलाम बिक्री वा नष्ट गर्ने ।

(ख) जिन्सी स्रेस्ताको महत्त्व उल्लेख गर्नुहोस् । ५ अङ्क

जिन्सी स्रेस्ता (Store Accounting) ले संस्थाको भौतिक सम्पत्तिको रक्षा गर्न महत्त्वपूर्ण भूमिका खेल्दछ । यसका मुख्य महत्त्वहरू बुँदागत रूपमा तल प्रस्तुत गरिएको छ:

पारदर्शिता र नियन्त्रण: कार्यालयमा खरिद भएका सामान कहाँ, कसले र कति प्रयोग गरिरहेको छ भन्ने स्पष्ट जानकारी दिई सामानको जथाभावी प्रयोग र दुरुपयोग नियन्त्रण गर्दछ ।
खरिद योजनामा सहयोग: स्टकमा कुन सामान कति बाँकी छ भन्ने यथार्थ विवरण दिने हुनाले, अनावश्यक सामान पुनः खरिद हुनबाट रोक्छ र आवश्यक सामान बेलैमा खरिद गर्न मद्दत गर्छ ।
आर्थिक अनुशासन कायम गर्न: बजेटको सीमाभित्र रहेर मात्र जिन्सी खरिद गर्न र जिन्सीको हिसाब किताब पारदर्शी राखी लेखापरीक्षण (Audit) कार्यलाई सहज बनाउन सहयोग गर्छ ।
लिलाम र मिनाहाको आधार: प्रयोग गर्न नमिल्ने, पुराना र बिग्रेका मालसामानहरूको तथ्याङ्क उपलब्ध गराई तिनलाई समयमै लिलाम बिक्री गरी कार्यालयलाई थप आर्थिक भारबाट बचाउँछ ।
जिम्मेवारी र उत्तरदायित्व: कुन सम्पत्ति वा जिन्सी कुन कर्मचारीको जिम्मामा छ भन्ने स्पष्ट अभिलेख हुने हुँदा कर्मचारीहरूको सरुवा वा बरबुझारथ गर्दा सहजता ल्याउँछ ।

(ग) निम्नलिखित सामानहरू खप्ने वा खर्च हुने केअन्तर्गत पर्दछन्, छुट्याउनुहोस् ।
(क्यालकुलेटर, फोटोकपी मेसिन, कागज, कलम, फर्निचर, कार, कम्प्युटर) ५ अङ्क

दिइएका सामानहरूलाई तिनको प्रकृतिअनुसार निम्नबमोजिम छुट्याउन सकिन्छ:

खर्च भएर जाने जिन्सी (Non-Durable Goods)	खप्ने वा खर्च भएर नजाने जिन्सी (Durable Goods)
1. कागज	1. क्यालकुलेटर
2. कलम	2. फोटोकपी मेसिन
	3. फर्निचर
	4. कार
	5. कम्प्युटर

(घ) खर्च भएर जाने र खप्ने सामानको फरक देखाउनुहोस् । ५ अङ्क

खर्च भएर जाने (Non-Durable) र खप्ने (Durable) जिन्सी सामानहरूबीचका मुख्य भिन्नताहरू निम्न छन्:

आधार (Basis)	खर्च भएर जाने सामान (Non-Durable Goods)	खप्ने वा खर्च भएर नजाने सामान (Durable Goods)
अर्थ	कार्यालयमा दैनिक प्रयोग गर्दा खपत भएर वा सकिएर जाने मालसामानहरू हुन् ।	एकपटक खरिद गरेपछि लामो समयसम्म कार्यालयमा निरन्तर प्रयोग गर्न सकिने सामानहरू हुन्।
आयु (Lifespan)	यस्ता सामानको आयु छोटो हुन्छ (प्राय: एक वर्षभन्दा कम) ।	यस्ता सामानको आयु लामो हुन्छ (एक वर्षभन्दा बढी) ।
मूल्य	यस्ता सामानहरूको एकाइ मूल्य सामान्यतया कम हुन्छ ।	यस्ता सामानहरूको मूल्य तुलनात्मक रूपमा उच्च हुन्छ ।
अभिलेख (Record)	यसको अभिलेख म.ले.प.फा.नं. ४०७ (खर्च भएर जाने जिन्सी खाता) मा राखिन्छ।	यसको अभिलेख म.ले.प.फा.नं. ४०८ (खर्च भएर नजाने जिन्सी खाता) मा राखिन्छ ।
फिर्ता/लिलाम	प्रयोग गरिसकेपछि बाँकी रहेको अवस्थामा बाहेक यसलाई स्टोरमा फिर्ता वा लिलाम गरिँदैन।	काम नलाग्ने वा पुरानो भएपछि यसलाई स्टोरमा फिर्ता गरिन्छ र नियमअनुसार लिलाम वा मिनाहा गरिन्छ।
उदाहरण	फोटोकपी पेपर, मसी, कलम, फिनेल आदि ।	कम्प्युटर, फर्निचर, सवारी साधन, मेसिनरी आदि ।

३. लामो उत्तर आउने प्रश्नहरू [८ अङ्क]

(क) जिन्सी व्यवस्थापनका लागि प्रयोग हुने फारामको चर्चा गर्नुहोस् । जिन्सी स्रेस्ताको उपयोग लेख्नुहोस् । ८ अङ्क

भाग १: जिन्सी व्यवस्थापनका लागि प्रयोग हुने प्रमुख फारामहरू
नेपाल सरकारको लेखा प्रणालीअनुसार कार्यालयको जिन्सी व्यवस्थापनलाई पारदर्शी र व्यवस्थित बनाउन विभिन्न म.ले.प. (महालेखा परीक्षक) फारामहरू प्रयोग गरिन्छन्। तीमध्ये प्रमुख फारामहरू निम्न छन्:

१. माग फाराम (Requisition Form – म.ले.प.फा.नं. ४०१): कार्यालयको कुनै शाखा वा कर्मचारीलाई कामको सिलसिलामा सामान आवश्यक पर्दा भण्डार शाखासँग सो सामान माग गर्न यो फाराम भरिन्छ। यसले सामानको आवश्यकतालाई आधिकारिकता प्रदान गर्दछ।
२. खरिद आदेश (Purchase Order – म.ले.प.फा.नं. ४०२): भण्डारमा सामान नभएको अवस्थामा, आपूर्तिकर्तालाई आवश्यक सामानको विवरण, गुणस्तर, र मूल्य तोकेर सामान पठाउन दिइने आधिकारिक लिखित आदेश नै खरिद आदेश हो।
३. दाखिला प्रतिवेदन (Submission Report – म.ले.प.फा.नं. ४०३): खरिद आदेशबमोजिम प्राप्त भएका मालसामानहरू भण्डारमा रुजु गरी (गन्ती र गुणस्तर जाँचेर) कार्यालयको सम्पत्तिको रूपमा आम्दानी बाँध्न यो फाराम तयार गरिन्छ।
४. खर्च भएर जाने जिन्सी खाता (Non-Durable Store Ledger – म.ले.प.फा.नं. ४०७): मसलन्द, स्टेसनरी जस्ता दैनिक प्रयोगमा आई सकिने सामानहरूको प्राप्ति र वितरणको हिसाब राख्ने खाता हो।
५. खर्च भएर नजाने जिन्सी खाता (Durable Store Ledger – म.ले.प.फा.नं. ४०८): मेसिनरी, फर्निचर, सवारी साधन जस्ता लामो समय टिक्ने पुँजीगत सम्पत्तिहरूको मूल्यसहितको स्थायी अभिलेख राख्ने खाता हो।

भाग २: जिन्सी स्रेस्ताको उपयोग (Utility of Store Accounting)
कार्यालयको वित्तीय तथा भौतिक सुशासन कायम गर्न जिन्सी स्रेस्ताको बहुआयामिक उपयोग हुन्छ, जसलाई निम्न बुँदाहरूमा प्रस्ट्याउन सकिन्छ:

सम्पत्तिको यथार्थ अवस्था पहिचान: कार्यालयसँग कुल कति मूल्य बराबरको सम्पत्ति र भौतिक साधनहरू उपलब्ध छन् भन्ने कुराको किताबी मूल्य (Book Value) जुनसुकै बेला पत्ता लगाउन यसले मद्दत गर्छ।
भौतिक परीक्षणमा सहजता: प्रत्येक आर्थिक वर्षको अन्त्यमा स्रेस्तामा उल्लिखित सामानको परिमाण र भण्डारमा भौतिक रूपमा रहेको सामानको परिमाण भिडाउन (Physical Verification) यसको प्रयोग हुन्छ।
बरबुझारथ र जिम्मेवारी हस्तान्तरण: कुनै पनि कर्मचारीको सरुवा, बढुवा वा अवकाश हुँदा निजको जिम्मामा रहेका सरकारी सम्पत्ति र जिन्सी सामानहरू सजिलै र स्पष्ट रूपमा अर्को कर्मचारीलाई बुझाउन (बरबुझारथ गर्न) यसको प्रयोग अनिवार्य हुन्छ।
क्षति र हिनामिनाको अनुगमन: सामानको दुरुपयोग, चोरी वा आगलागीबाट भएको क्षतिको यकिन विवरण निकाल्न र जिम्मेवार व्यक्तिलाई कारबाहीको दायरामा ल्याउन जिन्सी स्रेस्ता प्रमुख प्रमाण बन्छ।
मितव्ययी खरिद प्रणालीको विकास: उपलब्ध बजेटको सही सदुपयोग गर्न, आवश्यक परेको बेला मात्र सामान खरिद गर्न र कार्यालयको दैनिक कार्यमा कुनै अवरोध आउन नदिन यो एक सशक्त औजार हो।

४. थप महत्त्वपूर्ण प्रश्नोत्तरहरू (Additional Important Questions)

(क) जिन्सी लेखामा प्रयोग हुने विभिन्न फारामहरूको सूचीकृत गर्नुहोस् । १ अङ्क

उत्तर: जिन्सी स्रेस्ता वा भण्डार व्यवस्थापनलाई चुस्त दुरुस्त राख्न मुख्यतया देहायका पाँचवटा फारामहरू प्रयोग गरिन्छन्:
१. माग फाराम (म.ले.प.फा.नं. ४०१)
२. खरिद आदेश (म.ले.प.फा.नं. ४०२)
३. दाखिला प्रतिवेदन (म.ले.प.फा.नं. ४०३)
४. खर्च भएर जाने जिन्सी खाता (म.ले.प.फा.नं. ४०७)
५. खर्च भएर नजाने जिन्सी खाता (म.ले.प.फा.नं. ४०८)

(ख) माग फाराम भनेको के हो ? १ अङ्क

उत्तर: कार्यालयको कार्यसञ्चालनका क्रममा आवश्यक पर्ने मालसामान वा जिन्सी भण्डार शाखाबाट माग गर्न र सोको आधिकारिक अभिलेख राख्न प्रयोग गरिने अनुसूची वा फारामलाई माग फाराम भनिन्छ। यसले मालसामान निकासा गर्ने कार्यलाई वैधानिकता प्रदान गर्दछ।

(ग) खरिद आदेश भनेको के हो ? १ अङ्क

उत्तर: कार्यालयलाई चाहिने आवश्यक मालसामानहरू आपूर्तिकर्ताबाट खरिद गर्नका लागि मालसामानको प्रकार, परिमाण र मूल्यसमेत खुलाएर आधिकारिक रूपमा दिइने लिखित निर्देशनलाई खरिद आदेश भनिन्छ। यसले खरिद प्रक्रियालाई विधिसम्मत बनाउँछ।

(घ) दाखिला प्रतिवेदनका बारेमा लेख्नुहोस् । १ अङ्क

उत्तर: आपूर्तिकर्ताबाट प्राप्त भएका मालसामानहरू खरिद आदेशमा उल्लेख भएबमोजिम ठीक परिमाण र गुणस्तरमा छन् वा छैनन् भनी रुजु गरेपछि, ती सामानहरूलाई भण्डारको आम्दानीमा बाँध्न तयार गरिने आधिकारिक प्रमाण नै दाखिला प्रतिवेदन हो।

(ङ) खर्च भएर जाने र खर्च भएर नजाने जिन्सी खाताको बारेमा व्याख्या गर्नुहोस् । १ अङ्क

उत्तर:
• खर्च भएर जाने जिन्सी खाता: कार्यालयको दैनिक कामकारबाहीमा प्रयोग हुँदा छिट्टै खपत हुने वा नासिने सामानहरू (जस्तैः स्टेसनरी, मसी, फिनेल आदि) को आम्दानी र खर्चको विवरण राख्न प्रयोग गरिने खाता हो (म.ले.प.फा.नं. ४०७)।
• खर्च भएर नजाने जिन्सी खाता: कार्यालयमा लामो समयसम्म टिकिरहने र बारम्बार प्रयोग गर्न सकिने पुँजीगत प्रकृतिका सामानहरू (जस्तैः फर्निचर, मेसिनरी, सवारी साधन) को खरिद मूल्य र मितिसहितको स्थायी अभिलेख राख्ने खाता हो (म.ले.प.फा.नं. ४०८)।