Class 10 Account (कार्यालय सञ्चालन तथा लेखा)

सरकारी कोषमा जम्मा हुने रकम र सो कोषबाट हुने खर्चहरूको व्यवस्थित र पारदर्शी रूपमा स्रेस्ता राख्ने प्रणाली नै सरकारी लेखा प्रणाली हो। देशको शान्ति सुरक्षा, सार्वजनिक हित, प्रशासनिक सञ्चालन र विकास निर्माणका लागि सङ्कलन हुने राजस्व, वैदेशिक अनुदान, ऋण र बजेट विनियोजनको यथार्थ अभिलेख राख्न यो प्रणाली विकास गरिएको हो। यसले सार्वजनिक धनको दुरूपयोग रोक्न, सरकारी खर्चलाई बजेटको सीमाभित्र राख्न र विधायिका (संसद्) प्रति कार्यपालिका (सरकार) लाई जवाफदेही बनाउन सहयोग गर्दछ। नेपालमा नयाँ स्रेस्ता प्रणाली (New Accounting System) अन्तर्गत महालेखा परीक्षकको कार्यालयले स्वीकृत गरेका फारमहरूमा यो लेखा राखिन्छ।

सरकारी र व्यावसायिक लेखा प्रणाली नितान्त भिन्न उद्देश्यका लागि प्रयोग गरिए पनि यिनीहरूका बीच निम्न समानताहरू पाउन सकिन्छ:

• १. दोहोरो लेखा प्रणाली: दुवै प्रणालीले कारोबारको डेबिट र क्रेडिट पक्षलाई समान रूपले प्रभाव पार्ने दोहोरो लेखा प्रणाली (Double Entry System) को सिद्धान्त अवलम्बन गर्छन्।
• २. आर्थिक वर्षको समानता: दुवै लेखा प्रणालीले एउटै आर्थिक वर्ष (साउन १ देखि असार मसान्तसम्म) को चक्र पछ्याउँछन्।
• ३. प्रमाणमा आधारित: दुवै प्रणालीमा प्रत्येक वित्तीय कारोबारहरू आधिकारिक प्रमाणित कागजात (भौचर, बिल, रसिद) का आधारमा मात्र अभिलेख गरिन्छ।
• ४. सन्तुलन परीक्षणको तयारी: गणितीय शुद्धता जाँच गर्न दुवैले खाताहरूको मौज्दात निकालेर सन्तुलन परीक्षण (Trial Balance) तयार पार्दछन्।
• ५. प्रतिवेदन प्रस्तुतीकरण: आर्थिक वर्षको अन्त्यमा सरोकारवालाहरूका लागि वित्तीय प्रतिवेदनहरू (Financial Reports) तयार पार्नु दुवैको अनिवार्य दायित्व हो।

नेपालको सरकारी लेखा प्रणालीलाई कार्यगत तहका आधारमा दुई भागमा विभाजन गरिएको छ:

• १. केन्द्रीयस्तरको लेखा (Central Level Accounting): यो लेखा नीति निर्माण गर्ने, बजेट बाँडफाँड गर्ने र मातहतका कार्यालयहरूको सुपरिवेक्षण गर्ने माथिल्लो तहका मन्त्रालय, विभाग र संवैधानिक निकायहरूले राख्दछन्। यसको मुख्य काम आफू र मातहतका सम्पूर्ण कार्यालयहरूको कुल आय-व्यय, वैदेशिक अनुदान र ऋणको एकीकृत विवरण तयार पार्नु हो। उदाहरण: अर्थ मन्त्रालय, गृह मन्त्रालय वा शिक्षा विभागले राख्ने लेखा।
• २. कार्यसञ्चालन स्तरको लेखा (Operating Level Accounting): यो लेखा तल्लो तहका जिल्ला वा स्थानीय कार्यालयहरूले राख्दछन्, जसले बजेट प्रत्यक्ष रूपमा खर्च गर्छन् र जनतालाई सेवा दिन्छन्। यसको उद्देश्य स्वीकृत बजेटको सीमाभित्र रहेर दैनिक प्रशासनिक खर्च, ज्याला, कार्यालय भाडा आदिको अभिलेख राख्नु हो। उदाहरण: जिल्ला प्रशासन कार्यालय, जिल्ला अदालत वा इलाका मालपोत कार्यालयले राख्ने लेखा।

खाता सूची (Chart of Accounts) को परिचय:
सरकारी वित्तीय कारोबारहरूलाई व्यवस्थित र वैज्ञानिक रूपमा वर्गीकरण, विश्लेषण र प्रतिवेदन तयार गर्नका लागि प्रयोग गरिने खाताका शीर्षक, उपशीर्षक र तिनलाई प्रदान गरिने साङ्केतिक नम्बरहरू (Codes) को व्यवस्थित तालिका नै खाता सूची हो। नेपाल सरकारले यसका लागि ५ अङ्कको साङ्केतिक प्रणाली प्रयोग गर्दछ।

खाता सूचीका उद्देश्यहरू:

• सरकारी आम्दानी र खर्चको वर्गीकरणमा एकरूपता ल्याउनु।
• वित्तीय कारोबारहरूको कम्प्युटरकृत अभिलेख (जस्तै: CGAS सफ्टवेयरमा) राख्न सहज बनाउनु।
• बजेट नियन्त्रण र अनुगमन कार्यलाई सरल र प्रभावकारी बनाउनु।
• राष्ट्रिय तथा अन्तर्राष्ट्रिय स्तरमा तुलना गर्न मिल्ने वित्तीय प्रतिवेदन तयार पार्नु।
• लेखापरीक्षण कार्यलाई छिटोछरितो र त्रुटिरहित बनाउनु।

नेपालको सरकारी लेखाका मुख्य चार क्षेत्रहरूलाई यस प्रकार वर्णन गर्न सकिन्छ:

• १. राजस्व लेखा (Revenue Accounting): सरकारलाई प्राप्त हुने विभिन्न कर (भन्सार, भ्याट, आयकर) र गैर-कर (शुल्क, दस्तुर, दण्ड जरिवाना) को प्राप्ति, बैङ्क दाखिला र सञ्चित कोषमा स्थानान्तरण सम्बन्धी अभिलेख राख्ने क्षेत्र।
• २. विनियोजन वा खर्च लेखा (Appropriation/Expenditure Accounting): संसद्‌बाट स्वीकृत बजेटको सीमाभित्र रहेर गरिने चालु तथा पुँजीगत खर्च, बजेट निकासा र बजेट खर्चको अद्यावधिक विवरण राख्ने क्षेत्र।
• ३. सम्पत्ति वा जिन्सी लेखा (Property/Store Accounting): सरकारी कार्यालयहरूमा खरिद गरिएका वा प्राप्त भएका फर्निचर, गाडी, मेसिनरी तथा मसलन्द सामानहरूको प्राप्ति, प्रयोग र मौज्दातको अभिलेख राख्ने क्षेत्र।
• ४. धरौटी वा कोष लेखा (Deposit/Fund Accounting): सरकारी ठेक्कापट्टा वा अन्य कार्यका लागि ग्राहक वा ठेकेदारले अस्थायी रूपमा राखेको धरौटी रकम र सरकारका विभिन्न आकस्मिक वा सञ्चित कोषहरूको छुट्टै व्यवस्थित हिसाब राख्ने क्षेत्र।

विगतमा प्रत्येक सरकारी कार्यालयका छुट्टाछुट्टै बैङ्क खाताहरू हुन्थे, जसले गर्दा सरकारी कोषको वास्तविक अवस्था तुरुन्तै थाहा पाउन कठिन हुन्थ्यो। यसै समस्यालाई समाधान गर्न एकल खाता कोष प्रणाली (TSA) को विकास गरिएको हो, जसका मुख्य कारणहरू निम्न छन्:

• नगद व्यवस्थापनमा सुधार: सरकारको सञ्चित कोषमा कति नगद बाँकी छ भनी वास्तविक समय (Real-time) मा जानकारी प्राप्त गर्न।
• लागत र कमिसन कटौती: धेरै बैङ्क खाताहरू सञ्चालन गर्दा लाग्ने सेवा शुल्क, प्रशासनिक झन्झट र ब्याज नोक्सानीलाई कम गर्न।
• पारदर्शिता र उत्तरदायित्व: सरकारी कारोबारहरूलाई एउटै बैङ्क खाता (कोष तथा लेखा नियन्त्रक कार्यालय – कोलेनिकाको खाता) मार्फत भुक्तानी गरी वित्तीय अनुशासन कायम गर्न।
• हिसाब मिलानमा सहजता: कार्यालय र बैङ्कको हिसाब मिलान (Bank Reconciliation) लाई सरल र व्यवस्थित बनाउन।

सरकारी लेखाको अर्थ: राज्यकोषको आम्दानी, सार्वजनिक खर्च, वैदेशिक सहायता, राष्ट्रिय ऋण र अन्य सरकारी सम्पत्तिहरूको प्रचलित ऐन, नियम र स्थापित सिद्धान्तअनुसार नियमित र विधिवत् रूपमा सङ्कलन, अभिलेखन, वर्गीकरण र प्रतिवेदन गर्ने प्रणाली नै सरकारी लेखा हो। यसको मुख्य ध्येय नाफा कमाउनु नभई सार्वजनिक कोषको रक्षा गर्नु र बजेटको सीमाभित्र रहेर जनतालाई गुणस्तरीय सेवा प्रवाह भएको सुनिश्चित गर्नु हो。

नेपालको सरकारी लेखा सञ्चालनका आधारहरू: नेपालमा सरकारी लेखालाई व्यवस्थित र वैज्ञानिक रूपमा सञ्चालन गर्न निम्न आधारहरू तय गरिएका छन्:

• १. संवैधानिक तथा कानुनी आधार: नेपालको संविधानको भाग १५ र १६ मा व्यवस्था भएअनुसार सङ्घ, प्रदेश र स्थानीय तहको लेखा सञ्चालन र लेखापरीक्षण गरिन्छ। यसका लागि आर्थिक कार्यविधि तथा वित्तीय उत्तरदायित्व ऐन र नियमहरू मुख्य आधार हुन्।
• २. नगद प्राप्ति र भुक्तानीको आधार (Cash Basis of Accounting): नेपालको सरकारी लेखा मुख्यतया नगद प्रवाहको सिद्धान्तमा आधारित छ। यसमा नगद प्राप्त भएको दिन आम्दानी बाँधिन्छ र नगद भुक्तानी भएको दिन खर्च लेखिन्छ। यद्यपि, केही स्थानीय तह र सरकारी स्वायत्त संस्थाहरूमा प्रोदभावी (Accrual) प्रणाली पनि बिस्तारै अभ्यास गरिँदै छ।
• ३. एकल खाता कोष प्रणाली (TSA): सरकारी खर्चहरू जिल्लास्तरमा एउटै बैङ्क खाताबाट कोलेनिका मार्फत भुक्तानी हुने बैङ्किङ संयन्त्र यसको प्रमुख प्राविधिक आधार हो।
• ४. नेपाल सरकारी क्षेत्र लेखामान (NPSAS): लेखालाई अन्तर्राष्ट्रिय स्तरको र पारदर्शी बनाउन महालेखा परीक्षकको कार्यालय र लेखामान बोर्डले तोकेका मापदण्डहरू पालना गरिन्छ।
• ५. द्वि-स्तरीय लेखा ढाँचा: केन्द्रीय स्तरमा नीतिगत एकीकृत विवरण र कार्यालय स्तरमा दैनिक कार्य प्रगति देखाउने कार्यसञ्चालन स्तरको लेखा ढाँचा यसको सङ्गठनात्मक आधार हो।

नेपालको सङ्घीय संरचना अनुसार राज्यका तीनै तह (सङ्घ, प्रदेश र स्थानीय तह) का सरकारहरूको लेखा राख्ने विशिष्ट कानुनी र व्यावहारिक व्यवस्थाहरू निम्न अनुसार छन्:

• १. सङ्घीय सरकारको लेखा व्यवस्था:
  • सङ्घीय मन्त्रालय, विभाग र संवैधानिक निकायहरूले केन्द्रीय र कार्यसञ्चालन दुवै स्तरको लेखा राख्दछन्।
  • यसको सञ्चालन कोष तथा लेखा नियन्त्रक कार्यालय (कोलेनिका) र महालेखा नियन्त्रक कार्यालय (मलेनिका) मार्फत सञ्चालित एकल खाता कोष (TSA) प्रणालीबाट हुन्छ।
  • लेखा राख्नका लागि एकीकृत सरकारी लेखा प्रणाली (CGAS) सफ्टवेयर प्रयोग गरिन्छ।
• २. प्रदेश सरकारको लेखा व्यवस्था:
  • प्रदेश सरकार मातहतका मन्त्रालय, निर्देशनालय र जिल्लास्थित कार्यालयहरूले प्रदेश आर्थिक कार्यविधि ऐनअनुसार लेखा राख्छन्।
  • प्रदेशको खर्च व्यवस्थापन र बजेट निकासा प्रादेशिक कोष तथा लेखा नियन्त्रक कार्यालय (प्रकोलेनिका) मार्फत व्यवस्थित हुन्छ।
  • प्रदेश सरकारले पनि CGAS प्रणालीकै परिमार्जित रूप प्रयोग गरी आफ्ना वित्तीय विवरणहरू सङ्घीय प्रणालीसँग एकीकृत गर्दछन्।
• ३. स्थानीय सरकारको लेखा व्यवस्था:
  • गाउँपालिका र नगरपालिकाहरूले स्थानीय सरकार सञ्चालन ऐन, २०७४ र स्थानीय तह लेखा निर्देशिका बमोजिम आफ्नै सञ्चित कोष खाता सञ्चालन गर्छन्।
  • स्थानीय तहमा वित्तीय विवरण र बजेट तर्जुमाका लागि विशेष रूपमा विकास गरिएको सुत्र सफ्टवेयर (SUTRA – Sub-national Treasury Regulatory Application) को प्रयोग गरिन्छ।
  • स्थानीय तहको आन्तरिक लेखापरीक्षण आफैँले नियुक्त गरेका लेखापरीक्षक वा कोलेनिकाबाट र अन्तिम लेखापरीक्षण महालेखा परीक्षकबाट गराउने व्यवस्था छ।

खाता सूची (Chart of Accounts) को अर्थ: लेखा प्रणालीलाई कम्प्युटरकृत गर्न, सहजै पहिचान गर्न र बजेट खर्चको नियन्त्रण गर्नका लागि सबै प्रकारका आर्थिक कारोबारहरूलाई निश्चित समूहमा वर्गीकरण गरी प्रदान गरिएको साङ्केतिक अङ्क वा कोडहरूको सूची नै खाता सूची हो। नेपाल सरकारले ५ अङ्कको एकीकृत साङ्केतिक प्रणाली लागू गरेको छ。

नेपाल सरकारका खाता सूचीका किसिमहरू: नेपाल सरकारको खाता सूचीलाई मुख्यतया तीन प्रकारमा वर्गीकरण गरिएको छ:

• १. राजस्व खाता सूची (Revenue Chart of Accounts): सरकारको कर तथा गैर-कर आम्दानीहरू वर्गीकृत गर्न यसको प्रयोग हुन्छ। यसको पहिलो अङ्क 1 (10000) बाट सुरु हुन्छ।
  • कर राजस्व: सङ्केत नम्बर 11000
  • अनुदान राजस्व: सङ्केत नम्बर 13000
  • अन्य राजस्व: सङ्केत नम्बर 14000
  • गत वर्षको नगद मौज्दात र बेरुजु: सङ्केत नम्बर 15000 (नोट: वास्तविक रकम दाखिला गर्दा उपशीर्षक, जस्तै आयकरका लागि 11111 मा गरिन्छ।)
• २. खर्च खाता सूची (Expenditure Chart of Accounts): सरकारी बजेट विनियोजन र खर्च शीर्षकहरूका लागि यसको प्रयोग गरिन्छ।
  • चालु खर्च (Current Expenses): यसको सङ्केत नम्बर 2 (20000) बाट सुरु हुन्छ। जस्तै: पारिश्रमिक तथा कर्मचारी सुविधाका लागि 21000।
  • पुँजीगत खर्च (Capital Expenses): यसको सङ्केत नम्बर 3 (30000) बाट सुरु हुन्छ। जस्तै: मेसिनरी तथा औजारका लागि 31122।
• ३. वित्तीय व्यवस्था खाता सूची (Financial Chart of Accounts): सरकारको वित्तीय सम्पत्ति (लगानी, सेयर) र वित्तीय दायित्व (आन्तरिक र बाह्य ऋण) को लेखा राख्न यसको प्रयोग गरिन्छ।
  • आन्तरिक वित्तीय सम्पत्ति: सङ्केत नम्बर 32100
  • बाह्य वित्तीय सम्पत्ति: सङ्केत नम्बर 32200
  • आन्तरिक वित्तीय दायित्व: सङ्केत नम्बर 33100
  • बाह्य वित्तीय दायित्व: सङ्केत नम्बर 33200

सरकारी लेखा ढाँचाको निर्धारण: नेपालको संविधानको धारा २४१ बमोजिम नेपाल सरकारका सङ्घ, प्रदेश र स्थानीय तीनै तहका कार्यालयहरूले प्रयोग गर्ने लेखाको ढाँचा (Accounting Forms/Formats) निर्धारण गर्ने अधिकार महालेखा परीक्षक (Auditor General) लाई दिइएको छ। महालेखा परीक्षकको कार्यालयले तयार पारी स्वीकृत गरेका स्रेस्ता फारामहरू नै नेपालभरिका सरकारी कार्यालयहरूले अनिवार्य रूपमा प्रयोग गर्नुपर्दछ。

लेखा ढाँचाको प्रयोग र वर्गीकरण: मुलुकभरिका सरकारी कार्यालयहरूमा कारोबारको प्रकृति अनुसार छुट्टाछुट्टै महालेखा परीक्षक फाराम (म.ले.प.फा.न.) हरू प्रयोगमा ल्याइएका छन्, जसलाई निम्न क्षेत्रमा विभाजन गरी प्रयोग गरिन्छ:

• १. नयाँ स्रेस्ता प्रणालीका फारामहरू (म.ले.प.फा.न. 200 को शृङ्खला): यो सरकारी विनियोजन (बजेट) खर्च र धरौटीको हिसाब राख्न प्रयोग गरिन्छ।
  • म.ले.प.फा.न. 201: गोश्वारा भौचर (Journal Voucher) – प्रत्येक आर्थिक कारोबारको प्रारम्भिक प्रविष्टि गर्न।
  • म.ले.प.फा.न. 202: बैङ्क नगदी किताब (Bank Cash Book) – बैङ्क र नगदको दैनिक कारोबारको हिसाब राख्न।
  • म.ले.प.फा.न. 203: बजेट हिसाब (Budget Sheet) – बजेट उपशीर्षक अनुसार खर्चको सीमा अनुगमन गर्न।
  • म.ले.प.फा.न. 204: व्यक्तिगत खाता वा खतियान (Ledger) – सम्बन्धित व्यक्ति वा शीर्षकको छुट्टै हिसाब राख्न।
• २. राजस्व लेखाका फारामहरू (म.ले.प.फा.न. 900 को शृङ्खला): कार्यालयले प्राप्त गर्ने राजस्व सङ्कलन, बैङ्क जम्मा र प्रतिवेदन तयार गर्न म.ले.प.फा.न. 901 देखि म.ले.प.फा.न. 911 सम्मका फारामहरू प्रयोग गरिन्छ। जस्तै: राजस्व प्राप्तिको दैनिक प्रतिवेदन, बैङ्क लगत आदि।
• ३. जिन्सी वा सम्पत्ति लेखाका फारामहरू (म.ले.प.फा.न. 400 को शृङ्खला): कार्यालयका भौतिक सामान तथा सम्पत्तिहरूको रेकर्ड राख्न यसको प्रयोग गरिन्छ। जस्तै: जिन्सी आम्दानी खाता (म.ले.प.फा.न. 401), जिन्सी माग फाराम (म.ले.प.फा.न. 403) आदि।

सरकारी स्रेस्ता र व्यापारिक स्रेस्ता दुवै वित्तीय कारोबारहरूको क्रमबद्ध र वैज्ञानिक तवरले सङ्कलन, अभिलेखन, विश्लेषण र व्याख्या गर्ने प्रक्रियासँग सम्बन्धित हुन्छन्। तापनि यी दुई स्रेस्ताहरू निम्न आधारहरूमा भिन्न छन्: